¿Qué es un secretariado médico?

El sistema sanitario gestiona grandes volúmenes de datos cada día. Las fichas de los pacientes, la administración de las citas médicas y el control adecuado de las facturas son pilares imprescindibles para que cualquier clínica u hospital funcione con eficacia. La profesión que asume todas estas responsabilidades es la del secretariado médico, que es una de las más demandadas de la actualidad. Si ya conoces el perfil y quieres formarte como uno/a, recuerda que en Campus Training disponemos de un Curso de Secretariado Médico con el que podrás prepararte de forma flexible. ¡Échale un ojo!

Definición del secretariado médico

¿Sabes qué es el secretariado médico? Se trata del área de los establecimientos sanitarios que se encarga de las tareas administrativas, informativas y contables. Por ello, sus especialistas deben contar con un perfil polivalente, que les permita controlar toda la documentación que se genera en los centros públicos y privados.

A pesar de estar estrechamente conectado con los trámites y la documentación, el secretariado médico es una profesión en constante contacto con el/la paciente. Sus especialistas suelen ocupar la recepción de los espacios sanitarios, siendo los primeros profesionales con los que se topan quienes precisan de atención médica.

Los/as secretarios/as médicos/as gestionan la documentación, las citas de los/as pacientes y las facturas de la clínica

La información que apuntan sobre su sintomatología y el control que llevan de la agenda de los/as doctores/as facilitan el correcto triaje del público en los servicios de urgencias, y aseguran que los/as usuarios sean atendidos/as sin que se produzcan solapamientos. Sin embargo, son mucho más que un/a asistente administrativo/a, ya que se les exige disponer de ciertos conocimientos médicos útiles, sobre todo, para explicarle a los/as pacientes los tratamientos sanitarios y recomendarles fechas para próximas citas.

Esta revalorización del puesto ha provocado una creciente demanda del oficio durante los últimos años. Los/as estudiantes lo escogen por la variedad de tareas que implica, lo que asegura jornadas más amenas, así como por el gran número de escenarios en los que permite trabajar: clínicas privadas, hospitales, centros públicos de salud, departamentos específicos de una patología… ¡Hay cientos de opciones entre las que elegir!

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Funciones principales del secretariado médico

Como hemos señalado, las funciones del secretariado médico son diversas. Algunas son muy conocidas, como la atención de las llamadas, pero otras resultan más sorprendentes. ¡Vamos a verlas!

Atención al público

Una de las ventajas de ser secretaria o secretario médico es el contacto humano del que disfrutarás a lo largo de la jornada. Desde tu puesto en la recepción, serás el responsable de coger las llamadas, organizar las agendas de los especialistas y resolver las dudas de los/as pacientes sobre los servicios del centro, sus tarifas o los/as doctores/as disponibles.

En el caso de una clínica privada, tus labores pueden incluir la entrega de las recetas proporcionadas por el/la profesional sanitario/a durante la consulta o el registro de los datos de los seguros médicos. Muchos centros disponen, además, de sistemas de cita online o por correo electrónico, por lo que tendrás que saber manejarte en el terreno de la ofimática.

Actualización del historial clínico

El trato con el público descrito en el epígrafe anterior implica inevitablemente la gestión de los datos personales. Hablamos del historial clínico, una serie de documentos que identifican a un/a usuario/a y registran tanto su información personal como sus consultas y tratamientos.

Una función del secretariado médico es mantener actualizada dicha base de datos, garantizando que las direcciones, teléfonos y tratamientos estén al día. Ten en cuenta que el estado de salud es uno de los puntos que se contemplan en la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, así que… ¡gestiónalo con cuidado!

Documentación y gestión de correspondencia

Redactar informes médicos, responder a la correspondencia, escribir correos electrónicos para el pedido de material… Gran parte de lo que es el secretariado médico implica, muchas veces, estar rodeado/a de documentos.

Pero no solo tendrás que encargarte de las comunicaciones. Estos/as profesionales también tienen la misión de clasificar y organizar los escritos que se realizan, de manera que se encuentren accesibles para futuras consultas.

Elaboración de presupuestos

Hay tareas del secretariado médico más frecuentes en los centros privados que en los públicos. Y la elaboración de presupuestos —especialmente para los/as pacientes—, es una de ellas.

Cuando las personas quieren acceder a un tratamiento u operarse fuera del Sistema Nacional de Salud, las clínicas les entregan un presupuesto que incluye el coste del procedimiento, del instrumental, de las comidas y de los días de recuperación. Una labor que recae normalmente en los/as secretarios/as médicos/as.

A pesar de lo indicado, estos/as también pueden acabar enfrentándose a las matemáticas en el sector público. Como al trabajar en un hospital, por ejemplo, donde es posible que gestionen las facturas o den cuenta de los gastos en material sanitario.

Recepción de los/as visitadores/as médicos/as

Otra de las responsabilidades que definen lo que es el secretariado médico es el recibimiento de los/as visitadores/as, una suerte de comerciales de las farmacéuticas que acuden a presentarles personalmente sus productos a los/as sanitarios/as. Los/as secretarios/as les atienden, les informan de la agenda del/la profesional al/la que quieren ver y cierran una cita con ellos/as.

Habilidades y competencias de este profesional

Para dedicarse al secretariado médico hay que tener una formación que conjugue tanto las técnicas administrativas como los conocimientos sanitarios. Es necesario disponer de nociones básicas sobre las patologías más comunes y sobre el funcionamiento del sistema de salud, así como de la clasificación de los documentos y la elaboración de comunicaciones.

Programas informáticos como Excel, Access o Word serán fundamentales para el día a día. En el área personal, se recomiendan destrezas comunicativas para atender a los/as usuarios/as, así como la sensibilidad suficiente como para tranquilizarlos/as en momentos difíciles.

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Te hemos contado lo que es el secretariado médico, un oficio que te permitirá realizar una labor fundamental en los principales servicios sanitarios del país y encontrar un trabajo estable que desarrollar con calma. Sin embargo, para ser considerado/a como candidato/a, antes debes formarte como corresponde, a través de un programa completo que abarque las distintas competencias que hemos señalado.

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