¿Cómo se elabora un simposio?

Si no sabes cómo se elabora un simposio y para qué sirve, en este artículo encontrarás una explicación completa sobre el funcionamiento de este tipo de eventos y las distintas etapas y recursos que implica su organización.

¡Sigue leyendo para conocer todos los detalles!

¿Qué es un simposio?

El diccionario de la Real Academia nos dice que el simposio es una «conferencia o reunión en que se examina y discute determinado tema».

No obstante, si queremos ser más específicos, podemos mencionar algunas características básicas que suelen asociarse con los simposios y que podrían diferenciarlos de otros tipos de conferencias:

• Suelen incluir diferentes ponencias alrededor de un tema (o área temática) común.
• Por tanto, lo habitual es que supongan la participación de varios expertos o expertas en dicho tema. Esto diferencia al simposio de una conferencia aislada.
• Los simposios implican una labor de organización y coordinación que asegure una adecuada selección de los ponentes y una coherencia entre los temas de las diferentes exposiciones individuales.
• Lo más habitual es que los simposios incluyan sesiones de preguntas y respuestas al final de cada conferencia y, en determinados casos, una sesión de exposición de conclusiones como cierre del evento. Incluso puede elaborarse una publicación que recoja íntegramente las distintas exposiciones desarrolladas en el simposio.

Por lo demás, los simposios pueden ser organizados por instituciones públicas, centros educativos, entidades privadas, etc.

En cuanto a las posibles temáticas, estas son virtualmente infinitas, pudiendo referirse a ámbitos como los siguientes:

• Ciencia y tecnología
• Humanidades
• Medicina
• Educación
• Deporte
• Derecho
• Arte
• Etc.

Cómo se elabora un simposio: de la idea inicial a la celebración del evento

Para responder a la pregunta de cómo se elabora un simposio, podemos explicar por separado las distintas etapas o fases a través de las que se desarrolla:

1. Idea inicial e iniciativa

Habitualmente, el germen que impulsa la elaboración de un simposio es una idea inicial que parte de una persona o grupo de personas, casi siempre dentro de alguna organización común.

Así, por ejemplo, esta iniciativa podría surgir en un departamento universitario, un colegio profesional, una asociación u organización de cualquier otro tipo, una empresa o grupo de empresas, etc.

En esta fase, suelen llevarse a cabo actividades como las siguientes:

• Delimitación del tema del simposio. Así, a partir de la idea inicial, pueden discutirse distintos enfoques o subtemas que vayan perfilando mejor el contenido del evento.
• Definición de objetivos generales. Es decir: ¿qué quiere conseguirse con el simposio? ¿Qué tipos de resultados serían posibles y deseables? ¿Cuál sería su alcance? Etc.
• Selección inicial del equipo organizador. Aunque todavía no se perfilen funciones individuales ni se cierre el equipo, sí suele establecerse un círculo de personas que aceptan implicarse en la organización y elaboración del simposio.
• Temporalización. De nuevo, no se trata todavía de cerrar fechas, pero sí de hacer algunas estimaciones en cuanto a la posible duración del simposio, época de celebración, etc.

2. Preproducción

En esta segunda fase en la organización del simposio, se trata de:

• Cerrar la definición del tema y objetivos. Aquí se concretará ya perfectamente la temática del simposio y los objetivos específicos que quieren lograrse con su celebración.
• Elección de equipo humano y definición de papeles. Se trata de cerrar ya el equipo organizador del evento, con una clara definición de las funciones y responsabilidades de cada persona.
• Determinación de lugares y fechas. Este es el momento de precisar exactamente cuál será la fecha de celebración, así como el lugar en el que se llevará a cabo. Como es lógico, debería cerrarse la reserva del lugar con antelación suficiente.
• Requisitos de participación del público asistente. Por ejemplo, si se trata de un simposio abierto a cualquier persona interesada o si se limita a determinados profesionales, si se va a exigir el pago de una cuota de inscripción, etc.
• Apoyos y recursos. Es decir, buscar patrocinadores externos, determinar el apoyo económico que puede prestar la institución organizadora, solicitar ayudas públicas, etc.
• Difusión. Se trata de definir los medios a través de los que se va a dar a conocer el simposio y llevar a cabo las acciones necesarias para lograrlo. Por ejemplo: creación o actualización de una página web, redacción y envío de notas de prensa, etc.

• Selección de ponentes. Consiste en elegir a los expertos que van a participar en las exposiciones. En este sentido, puede sondearse el interés de personas concretas o realizarse una convocatoria general a la que concurran los interesados. Es muy importante definir perfectamente cuestiones como las siguientes:
  • Perfiles aceptados, en cuanto a titulación académica, experiencia laboral u otras cuestiones (por ejemplo, haber superado unas oposiciones de Educación o de cualquier otro tipo).
  • Características de las ponencias, es decir, cuál es la duración que debe tener cada exposición, qué medios y materiales de apoyo pueden utilizarse (equipo audiovisual, por ejemplo), si va a haber sesión de preguntas del público, etc.
  • Retribución y dietas: cuánto se va a pagar a los ponentes (en su caso), si se les va a proporcionar alojamiento y comidas, etc.
  • Procedimiento de selección. Es importante definir qué criterios se van a tener en cuenta para elegir a los ponentes y quiénes serán las personas encargadas de llevar a cabo dicha selección.

3. Producción y desarrollo del simposio 

Este es el núcleo del proceso de elaboración del simposio. Básicamente, se trata de todas aquellas actividades que se desarrollan en las fechas de celebración del evento.

De este modo, el equipo de producción ha de encargarse, entre otras cuestiones, de las siguientes:

• • Verificar que las condiciones del lugar del evento y, en particular, de la sala de conferencias sean las adecuadas (equipo de proyección y microfonía, atril, iluminación, agua, etc.).
  • Recibir al público asistente: identificación, entrega de materiales, etc.

• Coordinar el traslado y recepción de los ponentes, incluyendo el alojamiento (en su caso).

• Supervisar el desarrollo de las ponencias y prestar la asistencia necesaria: traslado de micrófonos, coordinación del personal técnico, solución de incidencias, etc.

En lo que se refiere específicamente al desarrollo de las ponencias del simposio, lo habitual es que se siga un esquema similar al siguiente:

• Presentación de cada ponencia por parte de un moderador o presentador. Puede incluirse una breve semblanza curricular del conferenciante.
• Desarrollo de la ponencia. Debe ajustarse lo mejor posible a los tiempos indicados por la organización.
• Sesión de preguntas y respuestas, en su caso.

Al finalizar todas las ponencias, podría realizarse una mesa de debate u otro tipo de sesión conjunta, aunque no siempre se lleva a cabo.

4. Conclusiones, resultados y difusión

Una vez cerrado el simposio, es posible que el equipo organizador se encargue de presentar un balance o conclusión acerca de los objetivos alcanzados y las cifras de participación, entre otras cuestiones.

Como decíamos, también es relativamente habitual publicar una recopilación de las ponencias desarrolladas.

Todo ello puede reflejarse en la página web del evento y compartirse a través de notas de prensa dirigidas a medios de comunicación generalistas o especializados.

En su caso, puede ser el momento de abonar los honorarios de los ponentes, así como las demás facturas pendientes por los distintos servicios o productos utilizados en el simposio.

Lógicamente, también es necesario realizar un balance económico en el que se deje constancia de los ingresos y gastos producidos, con la debida justificación documental. De hecho, esto suele ser imprescindible para recibir las ayudas económicas previstas o comprometidas en la fase de preproducción.

Ahora que ya sabes cómo se elabora un simposio y cuáles son los recursos materiales y personales que implica, seguro que tienes más claro el funcionamiento de este tipo de encuentros.

¿Te animarías a participar en su organización?