¿Cómo hacer un balance?
Si no sabes cómo hacer un balance, qué elementos incluye o cuándo debe presentarse, en este artículo encontrarás respuestas a todas tus dudas. Como verás, es más sencillo de lo que pueda parecerte en un principio.
¡Sigue leyendo para conocer todos los detalles!
¿Qué es el balance?
El balance de situación es un documento contable que representa la imagen fiel de una empresa en un momento determinado. Así, recoge:
- El activo de la empresa, es decir, los bienes, derechos y otros recursos controlados económicamente por la empresa, de los que se espera que obtenga beneficios o rendimientos económicos en el futuro.
- El pasivo, que son todas las deudas y obligaciones que tiene la empresa en un momento determinado.
- Finalmente, su patrimonio neto, que se calcula restando el activo menos el pasivo. Representa los fondos propios o fuentes de financiación no exigibles.
De este modo, podemos establecer la siguiente fórmula: Activo = Pasivo + Patrimonio Neto y, por tanto, PN = A – P.
Si quieres profundizar en todos estos conceptos y llegar a tener una mejor comprensión del balance y demás cuentas anuales, sería interesante que te planteases realizar algún curso de administración o, incluso, una titulación de Formación Profesional en la rama de administración y gestión.
¿Dónde se regula cómo se hace el balance?
La principal norma que regula cómo se hace un balance en nuestro país es el Plan General de Contabilidad.
En concreto, esta norma se tramitó a través del Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad.
Dado que es una norma bastante compleja y muy extensa, en los siguientes apartados encontrarás un resumen que te ayudará a entender, de forma sencilla, cómo hacer un balance y qué requisitos formales debería cumplir.
Cómo hacer un balance paso a paso
Sin duda, la mejor forma de entender cómo se hace un balance es analizar los distintos pasos que conlleva su elaboración. Te los explicamos de forma sencilla (y muy resumida) a continuación:
- Determinar la fecha. Dado que el balance es un reflejo o «foto» de la situación de la empresa en un determinado momento, debe establecerse cuál es la fecha que se va a tomar como referencia. Si se trata de elaborar las cuentas anuales, será el último día del ejercicio. No obstante, el balance puede generarse en cualquier otra fecha.
- Realizar una contabilización completa y adecuada. Sin duda, el paso previo imprescindible antes de comenzar a elaborar el balance es asegurarse de que la contabilidad esté completa y correcta hasta la fecha en que se quiera generar esta cuenta. Y es que, si faltan operaciones por registrar o si existen errores en alguna partida, el balance no va a recoger la imagen fiel de la situación de la empresa.
- Seguir el modelo oficial de balance. Como decíamos, el Plan General de Contabilidad es la norma fundamental en esta materia. De hecho, indica la estructura exacta que debe tener el balance, estableciéndose tanto un modelo normal como uno abreviado.
- Determinar los elementos de las distintas secciones. Aunque los programas de contabilidad ya lo hacen automáticamente, es importante que sepas diferenciar los distintos componentes que integran los apartados que hemos mencionado:
- Activo, distinguiendo entre activo fijo (por ejemplo, terrenos, vehículos, maquinaria, inversiones financieras a largo plazo, etc.) y activo circulante (existencias, materias primas, tesorería, etc.).
- Patrimonio neto, donde se incluye el capital social y otros fondos de la empresa.
- Pasivo, donde también hay que distinguir entre un pasivo fijo (deudas y obligaciones a largo plazo) y otro circulante (deudas comerciales, deudas financieras a corto plazo, etc.).
- Sumar componentes y secciones y hallar los totales. Finalmente, se suman todos los subapartados que integran cada sección, determinando los subtotales y totales de cada uno de los apartados principales (activo, pasivo y patrimonio neto).
Como puedes ver, la estructura del balance es fácil de comprender, aunque en su elaboración siempre pueden presentarse algunas dudas o problemas derivados de la contabilidad.
Elaboración de las cuentas con herramientas informáticas
Afortunadamente, hoy en día no es necesario realizar cálculos de forma manual para hacer el balance de una empresa.
Así, gracias a los programas informáticos de contabilidad con los que cuenta cualquier compañía actualmente, es posible elaborar el balance en cualquier momento y con tan solo un par de clics.
De todos modos, siempre es recomendable que tengas una base teórica que te permita comprender el proceso, verificar que los datos son correctos y, sobre todo, interpretar cualquier balance de situación que te presenten.
¿Cuándo se hace el balance?
El balance puede elaborarse en cualquier punto del ejercicio, reflejando la situación económico – financiera de la empresa en ese momento.
Sin embargo, la obligatoriedad legal de realizar y presentar el balance de situación se produce al cierre de cada ejercicio.
Así, todos los años, las empresas deben elaborar sus cuentas anuales al final del ejercicio, que son una serie de documentos contables que recopilan la información financiera de la empresa a lo largo de los 12 meses anteriores.
Además, las empresas están obligadas a presentar dichas cuentas anuales en el Registro Mercantil.
¿Y qué documentos integran las cuentas anuales? Según el Plan General de Contabilidad, se trata de los siguientes:
- El balance de situación
- La cuenta de pérdidas y ganancias
- El estado de cambios del patrimonio neto
- El estado de flujos de efectivo
- La memoria
Ahora que ya sabes cómo hacer un balance, seguro que te resultará más fácil comprenderlo cuando tengas que enfrentarte a uno. De todos modos, para dominarlo en profundidad e interpretarlo adecuadamente, es necesario tener unas ciertas nociones de contabilidad y finanzas.
Por tanto, si te interesa este mundo, no dudes en pedirnos más información sin compromiso sobre nuestros cursos de administración y gestión. ¡Estaremos encantados de asesorarte!
