¿Cuáles son las competencias de informáticas de una secretaria?

Una secretaria o secretaria ejecutiva se encarga de prestar apoyo administrativo a la directiva de una empresa y otros perfiles profesionales, así como de gestionar sus agendas y eventos. Para realizar estas funciones, es esencial contar con unos conocimientos informáticos relativamente avanzados.

Con la llegada de la revolución digital, manejarse correctamente con un ordenador y dominar unos cuantos programas es esencial para encontrar un trabajo. Por eso, vamos a contarte cuáles son las competencias informáticas de una secretaria en la actualidad.

En este artículo descubrirás unas pautas básicas en las que profundizarás en cualquier formación especializada en Secretariado de Dirección. Fórmate con uno de estos cursos y accede al trabajo que deseas.

¿Qué nivel en informática debe tener una secretaria?

Una secretaria es la encargada de gestionar la agenda de los directivos y la comunicación con otros empleados y con el exterior, de organizar reuniones, o administrar y ordenar toda la documentación producto de la actividad de la empresa.

Si bien estas funciones se han mantenido desde hace mucho tiempo, las herramientas de las que se sirve esta profesional sí han sufrido una importante evolución.

Los trabajadores de cualquier empresa actual se comunican y trabajan empleando la tecnología informática a cada momento. Así, la formación en TIC es esencial para cualquier secretaria.

Con el siglo XXI bien avanzado, los ordenadores y herramientas digitales se han convertido en una parte indispensable de muchísimos trabajos. Y, en este sentido, tener unas claras competencias informáticas es esencial para una secretaria.

Desde la ofimática a la gestión de correo electrónico; pasando por las herramientas de Internet, las redes sociales e incluso el manejo con bases de datos básicas. Estas son tan solo algunas de estas competencias informáticas que debe tener una secretaria. A continuación te las detallamos.

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Conocimientos de ofimática de una secretaria de dirección

Las suites ofimáticas son paquetes de programas o aplicaciones informáticas con las que se pueden crear, trabajar, enviar y gestionar archivos. Cualquier profesional de oficina, y más una secretaria, debe desempeñarse con fluidez con los programas ofimáticos más habituales, entre los que destacan la suite de Google o la de Microsoft Office.

Las aplicaciones ofimáticas son seguramente la herramienta más empleada en trabajos de secretaría y administración, permitiendo gestionar todo tipo de documentación, hacer presupuestos, crear presentaciones y mucho más.

Si quieres mejorar tus capacitaciones como secretaria, procura también aprender a manejarte con la conocida “nube”. Es decir, una funcionalidad que permite a varias personas acceder y modificar a la vez un mismo archivo almacenado en Internet (la nube).

Procesamiento de textos

Manejar correctamente uno o varios programas de procesamiento de textos es una de las competencias informáticas de una secretaria más importantes. Entre los más conocidos se encuentran Microsoft Word, Google Docs, Pages (de Apple) o OpenOffice Writer (de licencia gratuita).

Mediante una de estas herramientas podrás redactar y editar textos, modificando la tipografía, el tamaño de letra, los tipos de párrafo, añadir elementos gráficos, exportar el documento a PDF u otros formatos e imprimirlos en físico.

Hojas de cálculo

Si estás trabajando o quieres convertirte en secretaria, sin duda una de las competencias informáticas imprescindibles será el manejo con las hojas de cálculo. Se trata de un software que permite la manipulación de información numérica y alfanumérica organizada mediante un sistema de celdas.

Es otro de los imprescindibles en cualquier suite ofimática y la emplearás prácticamente a diario para crear y gestionar listas, presupuestos y muchas funcionalidades más. En cuanto a hoja de cálculo, estos son los más utilizados en oficinas de todo el mundo:

• Excel (Microsoft)
• Numbers (Apple)
• Sheets (Google)
• Calc (OpenOffice)

Sabemos que estas son aplicaciones que pueden asustar un poco al principio, si no se tiene una experiencia previa. Consulta este vídeo y aprende los aspectos básicos para poder manejarte, en este caso con la hoja de cálculo de Google.

Competencias informáticas de una secretaria: presentaciones

Las exposiciones o reuniones de empleados y equipos de trabajo pueden ser mucho más claras e intuitivas si disponemos de apoyo visual. Por eso, en muchas empresas se utilizan las presentaciones a base de diapositivas en las que añadir texto, imágenes o gráficos para apoyar la exposición del orador.

Otra de las funciones a cargo de una secretaria es la creación de estas diapositivas, para lo cual puede utilizar PowerPoint, Slides, Keynote u otros muy intuitivos y populares como Canva.

Las aplicaciones de comunicación interna

Sin duda, la comunicación es esencial para el buen funcionamiento de una organización empresarial. Existen múltiples y muy variadas aplicaciones, tanto de escritorio como web, para que una secretaria se pueda comunicar con sus compañeros y superiores.

Desde gestores de correo electrónico (Gmail, Outlook, Spark); software de mensajería como Slack, Microsoft Teams o Google Meet; o programas de videoconferencia como el famoso Skype, Zoom, Google Duo, Discord…

Competencias Informáticas de una secretaria: gestión de redes sociales

Existen perfiles directivos que desean mantener una estrategia de comunicación exterior e imagen, y las redes sociales son el lugar perfecto para llevarla a cabo.

Así, otra de las competencias informáticas que las secretarias tienen que pulir es la gestión de RRSS como Twitter, Facebook, LinkedIn o Instagram y la interacción con los usuarios que pueden llegar al perfil de tu jefe o empresa.

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Para aprender a manejar todas estas aplicaciones con soltura y gestionarlas de manera fluida, es imprescindible realizar una formación especializada que te prepare para trabajar en una oficina.

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