Comunicación formal o informal: ¿cuáles son sus diferencias?

Sin lugar a dudas, la elección entre comunicación formal o informal no siempre resulta sencilla en las empresas y otros tipos de organizaciones. Y es que cada una tiene ciertas características que la hacen más adecuada en ciertas situaciones que otras, aunque a veces las distinciones sean sutiles.

Por tanto, en este artículo veremos cuáles son las diferencias ente comunicación formal e informal y, sobre todo, cómo se puede elegir entre ellas de la forma más acertada para transmitir la información con eficacia.

¡Sigue leyendo para conocer todos los detalles!

Diferencias entre comunicación formal e informal

En general, la comunicación se define como aquella acción que consiste en transmitir información desde un emisor a un receptor.

Como es lógico, dentro de este concepto general encajan muchas y muy diversas clases de comunicación. En lo que ahora nos interesa, ¿cómo podemos distinguir entre la que tiene carácter formal y la informal?

Veamos cómo identificarlas de forma sencilla:

• Comunicación formal: es aquella que se realiza mediante los sistemas, canales y formatos oficialmente establecidos en una determinada organización. Pensemos, por ejemplo, en la que se realiza a través de un formulario normalizado para solicitar días de vacaciones, una intervención oral en una asamblea de accionistas o en una junta directiva, etc.
• Comunicación informal: se trata de aquella que se lleva a cabo a través de canales, sistemas o formatos no prefijados a nivel oficial en la empresa u organización. Sería el caso de una conversación casual entre compañeros en el lugar de trabajo, la que tiene lugar en una tertulia tras una comida entre jefes y empleados, etc.

Ambos tipos de comunicación, formal e informal, se utilizan continuamente en todo tipo de organizaciones, y ambas desempeñan un importante papel.

Lo interesante es saber utilizarlas en los momentos y lugares adecuados y conocer todas sus ventajas e inconvenientes. Empecemos por esta última cuestión.

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Ventajas y desventajas de la comunicación formal o informal

Los principales beneficios e inconvenientes de cada una de estas dos clases de comunicación son los siguientes:

• Comunicación formal:
  • Ventajas: es más reflexiva y ordenada, además de permitir una comunicación clara y eficaz. En general, no suele prestarse a interpretaciones erróneas o tener implicaciones emocionales innecesarias.
  • Desventajas: tiende a la rigidez, es más burocrática, a menudo implica una cierta lentitud para seguir los cauces establecidos y no siempre es del todo sincera.
• Comunicación informal:
  • Ventajas: es rápida, permite forjar relaciones de compañerismo y confianza más allá de las jerarquías y puede facilitar la detección temprana de futuros problemas.
  • Desventajas: no siempre se transmite información contrastada y fiable (por tanto, puede alentar la propagación de rumores), puede ser menos clara y eficiente y, finalmente, suele ser menos objetiva y conllevar implicaciones emocionales.

Comunicación formal o informal: ¿cuál elegir en cada momento?

Sin duda, en el ámbito de una empresa o de cualquier otra organización similar, es de vital importancia saber elegir en cada momento el cauce de comunicación más adecuado.

Por tanto:

• Cuando se trate de algún asunto de carácter oficial, del que deba quedar constancia o para el que exista ya un protocolo o proceso de comunicación establecido, deberá emplearse la comunicación formal.
• En los demás supuestos, puede acudirse a la comunicación informal.

En ambos casos, es aconsejable seguir ciertas recomendaciones generales que no deberían desconocerse:

1. Procurar siempre la máxima claridad en la comunicación, ya sea formal o informal, previniendo malos entendidos.
2. Evitar la difusión de rumores.
3. Verificar que la información se ha recibido e interpretado correctamente por parte del receptor o receptores.
4. Tratar de que el medio, las formas o el procedimiento no interfieran en la comunicación propiamente dicha. Así, por ejemplo:
   • En las comunicaciones de carácter formal, debería evitarse que un exceso de formalismo o protocolo restasen claridad y eficiencia a la comunicación.
   • En el caso de la comunicación informal, debería intentarse que las interpretaciones subjetivas, las opiniones personales o unas formas descuidadas llevasen a interpretaciones erróneas o generasen un mal ambiente laboral.
5. Procurar una cierta homogeneización en el estilo de comunicación:
   • Para las de carácter formal, es más fácil que existan unas ciertas indicaciones o protocolos que orienten la forma preferente de transmitir la información. En cualquier caso, deberían ser lo más homogéneas posible para toda la empresa, pero sin caer en rigideces excesivas.
   • Aunque en menor medida, las comunicaciones informales también deberían adecuarse a la cultura empresarial o al estilo propio de cada compañía.

Comunicación interna y externa

En principio, lo que hemos desarrollado en los apartados anteriores es una cuestión clave para cualquier departamento de la compañía a nivel interno.

No obstante, si trabajas en comunicación, marketing o ventas, esto va a tener un impacto todavía más decisivo, ya que se trata de transmitir la información hacia el exterior.

Ciertamente, en estos casos se trata de una comunicación más formalizada o, al menos, controlada, aunque no siempre sea así.

De hecho, en el caso de grandes multinacionales, muchas veces adquieren relevancia comunicaciones de tipo informal. Por ejemplo, a través del comportamiento de los directivos fuera del ámbito empresarial, mediante opiniones comunicadas en redes sociales personales, etc.

Sea como sea, siempre es interesante conocer lo mejor posible los fundamentos de una correcta comunicación y elegir el formato más adecuado en cada situación.

En este sentido, en nuestro curso de Marketing Digital, encontrarás muchas referencias a cuestiones clave de comunicación, para acercar los productos o servicios a los clientes de una forma más eficaz.

Ahora que hemos visto cuándo utilizar la comunicación formal o informal, ¿te parece más fácil diferenciar ambos formatos y sus casos de uso?