Descripcion de puestos de una empresa comercial

El puesto de compras es una parte fundamental de cualquier empresa que se encarga del proceso de adquisición de materias primas y de optimizar todo el proceso comercial. Si deseas conocer la descripción de un puesto de compras y todo lo que conlleva, no te pierdas este artículo donde te lo contamos. 

Qué es el puesto de compras. Descripción y funciones

El puesto de compras es un área clave en cualquier empresa que pretende resolver las necesidades de abastecimiento y se ocupa de la compra de materias o productos terminados. Este puesto o departamento suele tener una entidad propia dentro de la organización, aunque a veces pueda estar incluido ya dentro del departamento comercial o de marketing.

Podemos entonces decir que el puesto de compras implica el trabajo de uno o varios profesionales encargados no solo de adquirir materias primas para el correcto funcionamiento de la empresa sino también de optimizar las fases de la cadena de suministro, evaluar precios, cuidar la relación con proveedores, y gestionar y supervisar todo el proceso hasta la fase de producción. 

El objetivo fundamental de un departamento y de un puesto de compras es asegurar el suministro de las materias primas, repuestos, productos subcontratados, etc. para que tengan una continuidad y evitar así posibles roturas de stock y por tanto, reducir el costo final de los productos.

Pero además existe una gran variedad de funciones que debe asumir un departamento de compras, como son las siguientes:

• Evaluar los precios: el puesto de compras debe evaluar si está recibiendo los mejores materiales para desarrollar su actividad al mejor precio posible. Así conseguirá la máxima rentabilidad para su núcleo empresarial.
• Aprovisionar insumisos y materiales.  Esto es clave en el puesto de compras. Por un lado, asegurarse de que las materias primas para elaborar un artículo o producto son las requeridas en cada momento y, por otra parte, tener el control de existencias en los puntos de venta. Además, ha de garantizar los plazos de entrega. 
• Trabajo administrativo. El puesto de compras requiere manejar todo el proceso, y seguir los pedidos para garantizar el stock en el almacén. Además, ha de ser capaz de trabajar mano a mano con el área de contabilidad y garantizar el control eficaz de entrada y salida de productos.
• Relación con proveedores. El puesto de compras necesita colaborar con empresas proveedoras para desarrollar su actividad principal por lo que es básico establecer una buena relación con proveedores y tener responsabilidad de todas las actividades realizadas por la cartera de proveedores de la empresa. 
• Cumplir los protocolos. Un departamento de compras debe contar con un protocolo para adquirir materiales primarios y para distribución de artículos. Los responsables de esta área de compras deben garantizar que se cumplan los protocolos y que se garantice la calidad de los procesos de compra dentro de la empresa. 

El puesto de compras o el departamento requiere una vinculación profunda con el resto de departamentos de la empresa, tiene un papel estratégico para el funcionamiento global y por ello ha de estar muy vinculado al departamento de marketing , producción, finanzas y recursos humanos. 

En cuanto a la estructura de este departamento debemos decir que lo recomendable es definirla con sencillez desde el comienzo y de forma horizontal para evitar limitaciones. Es vital que el puesto de compras se coordine bien con el resto de departamentos comerciales de la empresa y que así se puedan planificar compras necesarias y detectar los cambios en el mercado. El puesto de compras en un nexo de unión entre la fábrica y el resto de proveedores y se gestiona bien puede reducir costes de producción. El departamento de compras puede componerse de distintas delegaciones en función del tipo de compra a realizar.

Formación para conseguir un puesto de compras

Para optar a un puesto de compras has de optar por una formación propia de fp y especializada en esta área. Si quieres tener una categoría profesional más cualificada puedes optar por formarte con un grado superior de asistencia a la dirección o con el grado superior de administración y finanzas o en gestión administrativa.

Si lo deseas puedes optar por un grado medio para ser auxiliar administrativo. Además de la formación profesional también puedes elegir cursos específicos de esta área de trabajo como administración y finanzas, secretario de dirección, gestión administrativa e incluso coaching. 

Por ejemplo, puedes decantarte por un curso de gestión administrativa que te permitirá adquirir las competencias necesarias para llevar a cabo los procesos, programas y herramientas esenciales para administrar una empresa.

Dentro del área de administración existen más opciones formativas con las que podrás desempeñar tus funciones dentro de la empresa. Por ejemplo, puedes optar por formarte como secretario o secretaria de dirección. Este curso te capacita para encargarte del Secretariado de Dirección en cualquier entidad, asumiendo las tareas propias de la gestión de oficina, tales como la administración y gestión de las comunicaciones con dirección, así como de las reuniones, viajes, eventos y documentos de trabajo. 

Por otra parte, puedes estudiar también un curso de asesor comercial de entidades financieras. Se trata de una figura crucial para todas aquellas empresas financieras que necesitan convencer a sus clientes de ser la mejor opción del mercado. Con este curso adquirirás los conocimientos específicos de esta profesión a la vez que obtienes el Certificado de Profesionalidad de Actividades de Gestión Administrativa, con el que tu perfil laboral resaltará todavía más.

Para formarte para un puesto de compras, ya sea través de formación profesional o mediante oposiciones has de elegir una academia o centro con una serie de requisitos que te ayuden a lograr tu objetivo.

Estas academias pueden ser en modalidad presencial donde tendrás que asistir a clase con tutores y realizar seguimiento presencial para ver tu evolución o a distancia. 

La modalidad a distancia ofrece una serie de ventajas diferentes de la presencial. Si optas por esta modalidad de academia para prepararte para ser administrativo tendrás más flexibilidad, podrás estudiar y trabajar al mismo tiempo o distribuirte tu tiempo de acuerdo a tus horarios y necesidades.

La plataforma virtual te da acceso a tutorización online para que puedas consultar cualquier duda a tus tutores y además podrás acceder desde casa a todo el contenido teórico, banco de test y exámenes para practicar, etc.

Campus Training te ofrece un modelo mixto con elementos de modalidad a distancia con la cercanía de un tutor pedagógico que podrás visitar en el centro para reforzar tu proceso de aprendizaje y consultar las dudas que te surjan en el proceso. 

Habilidades para un puesto de compras 

Si quieres optar a un puesto en el departamento de compras, has de ser capaz de desarrollar estrategias de compra rentables, evaluar ofertas y perfiles de proveedores y gestionar la relación con ellos para que sea exitosa, implantar tácticas de negociación eficientes, revisar suministros, controlar nivel de existencias, actualizar registros e incluso asistir a eventos o ferias del sector.

Para trabajar en un puesto de compras has de tener habilidades de negociación y comunicación, experiencia en negociación, conocer a fondo el mercado, ser una persona proactiva, organizada y con capacidad de trabajo en equipo. Debes tener una mentalidad analítica y conocer a fondo algún software de compras.

Ahora ya conoces cómo es un puesto de compras, lo que significa en la estructura de una empresa y cómo puedes acceder a él con formación adecuada. En Campus Training podemos ayudarte a lograrlo de forma sencilla y especializada. ¿Comenzamos?