Funciones Administrativo

Las funciones de un Administrativo pueden ser realmente amplias y variadas. En este artículo encontrarás una explicación detallada de las más importantes.

Además, te contamos qué habilidades deberías tener para trabajar como Administrativo y cómo mejorar tu formación para conseguir más y mejores oportunidades de trabajo. ¿Empezamos?

Funciones Administrativo: tareas principales

Si dispones del título de Formación Profesional de grado medio en Gestión Administrativa u otro similar, podrás trabajar como Administrativo en casi cualquier tipo de empresa.

Así, los administrativos son trabajadores muy versátiles y polivalentes, que pueden desarrollar un gran número de tareas diferentes en todo tipo de sectores de actividad. De forma resumida, podemos citar las siguientes funciones de Administrativo:

• Registrar, procesar y transmitir documentos, facturas, correos electrónicos y cualquier otro tipo de información.
• Realizar las gestiones administrativas de compra y venta de productos y/o servicios, así como las correspondientes comunicaciones con proveedores y clientes.
• Realizar las gestiones administrativas de personal, de acuerdo con la normativa laboral vigente y las instrucciones internas de la empresa, además de prestar el apoyo necesario al departamento de Recursos Humanos.
• Realizar las gestiones administrativas de tesorería, supervisión de proyectos de inversión, captación de fondos, etc.
• Llevar a cabo los registros contables, a través de las correspondientes aplicaciones informáticas.
• Informar y atender al cliente sobre productos y/o servicios financieros y de seguros, a través de las distintas vías de comunicación (en persona, por teléfono, a través del correo electrónico, etc.).
• Realizar gestiones administrativas ante la administración pública, encargarse de la presentación de documentos por vía telemática en tiempo y forma, supervisar el cumplimiento de plazos en procedimientos administrativos, etc.

Habilidades necesarias para desarrollar las funciones de Administrativo

A continuación enumeramos algunas de las habilidades que podrían serte de utilidad para llevar a cabo las distintas funciones de Administrativo:

• Capacidad de organización, responsabilidad y atención al detalle. Ten en cuenta que un Administrativo puede desarrollar a lo largo de su jornada una gran variedad de tareas, por lo que es imprescindible que seas una persona organizada y con gran capacidad de concentración.
• Habilidades comunicativas, tanto para coordinarte con tus jefes y compañeros como para interactuar con proveedores, clientes, entidades bancarias y organismos de la Administración Pública. Esto es especialmente importante en aquellos puestos de Administrativo que se encarguen fundamentalmente de tareas de recepción de personas.
• Flexibilidad y capacidad de adaptación. Como decíamos, lo habitual es que debas asumir una gran variedad de tareas en tu trabajo diario, que además irán evolucionando en el tiempo. Esto es especialmente así en el caso de pequeñas y medianas empresas. En compañías de mayor tamaño es más probable que tus funciones estén mejor delimitadas y sean mucho más específicas.
• Capacidad para trabajar en equipo. Como en casi cualquier trabajo, es esencial que te sientas cómodo trabajando en equipo, para lograr así un funcionamiento eficiente del departamento y, en general, de toda la empresa.

Formación básica para desarrollar este tipo de tareas

Si quieres tener la cualificación adecuada para ejercer las funciones de Administrativo y multiplicar, además, tus opciones de conseguir un buen trabajo, es necesario que dispongas de una formación básica en esta materia.

Sin duda, una de las mejores opciones es el ciclo de FP de grado medio en Gestión Administrativa. Esta titulación te prepara para trabajar como Administrativo en cualquier tipo de puesto, proporcionándote habilidades básicas en los siguientes aspectos:

• Operaciones administrativas de recursos humanos.
• Operaciones auxiliares de gestión de tesorería.
• Tratamiento de la documentación contable.
• Comunicación empresarial y atención al cliente.
• Empresa y administración.
• Operaciones administrativas de compraventa.
• Técnica contable.
• Tratamiento informático de la información.

Este ciclo de grado medio tiene una duración total de 2.000 horas, incluyendo formación teórica y práctica. No obstante, hoy en día puedes prepararte sin necesidad de asistir a clase y luego presentarte a las pruebas libres. Esta modalidad te permite trabajar a tu ritmo, de forma más eficiente y obtener un título oficial con idéntica validez al de la modalidad presencial.

Formación complementaria para ejercer tareas de Administrativo

Como sabrás, hoy en día el mercado de trabajo es supercompetitivo y demanda profesionales mejor preparados. Además, a medida que el entorno empresarial se vuelve cada vez más global y digital, los trabajadores deben adaptarse para seguir siendo competitivos y útiles para las compañías.

De este modo, las funciones de Administrativo van evolucionando y acomodándose a los nuevos tiempos, lo que te exigirá una formación continua a lo largo de toda tu carrera profesional.

Algunas de las materias en las que deberías concentrarte especialmente si quieres mantener un perfil competitivo, son las siguientes:

• Informática. Sin lugar a dudas, la transformación digital ha cambiado radicalmente la forma de desarrollar las funciones administrativas. Tanto la contabilidad como las operaciones bancarias, las comunicaciones con Hacienda y Seguridad Social, ventas, gestión de clientes, etc., se llevan a cabo en un entorno informático. Por tanto, cuanto más amplios sean tus conocimientos en esta área, mayor proyección profesional puedes alcanzar.
• Idiomas. Tanto por la creciente internacionalización de las empresas como por la omnipresencia del inglés en el entorno digital, el conocimiento de idiomas es, hoy en día, más necesario que nunca.
• Logística. Si quieres desarrollar tu carrera en departamentos de logística, deberías tratar de especializarte en las herramientas y procedimientos propios de este sector.
• Atención al cliente. Como Administrativo, es muy probable que tengas que ocuparte, en alguna medida, de la atención al cliente. En consecuencia, deberías formarte en comunicación, gestión de la multicanalidad, herramientas de gestión de contact centers, etc.

Como puedes imaginarte, las posibilidades de formación complementaria son virtualmente inagotables. Aquí hemos mencionado solo algunas de las más importantes, pero hay muchas más.

En función de tus intereses, capacidades y preferencias personales, deberías diseñar tu propio itinerario formativo para incorporar aquellos conocimientos que puedan ayudarte a desarrollar la carrera que realmente quieres.

Funciones del Administrativo en la Función Pública

Como ya sabrás, también existen puestos de Administrativo en las distintas Administraciones Públicas. Así, se trata de empleados públicos clasificados en el subgrupo C1 y que desarrollan una gran variedad de tareas.

En este sentido, y de forma muy genérica, la normativa indica que los Administrativos del Estado desempeñan tareas administrativas de trámite y colaboración. Algo muy similar sucede en el caso de las CC.AA., de los Administrativos de las Corporaciones Locales y en las demás entidades administrativas.

En definitiva, no es fácil delimitar con precisión las funciones de Administrativo. A medida que evoluciona el mundo empresarial y el entorno tecnológico, surgen nuevas tareas y las anteriores van transformándose. Por tanto, si quieres tener una carrera exitosa, no dejes nunca de aprender: las empresas siempre buscarán empleados que sepan adaptarse al cambio y aportar valor con su trabajo diario.

Además, puedes preparar las oposiciones de Administrativo de Corporaciones Locales. ¡Pídenos información!