Funciones Secretaria Dirección

En este artículo analizamos en profundidad cuáles son las funciones de una Secretaria de Dirección. Como verás, este tipo de profesionales tienen que ser unos auténticos todoterrenos en su trabajo diario. Si te interesa esta profesión, ahora podrás conocerla un poco más de cerca.

Funciones Secretaria Dirección: polivalencia y profesionalidad

Las funciones de una Secretaria de Dirección son realmente amplias y variadas. Además, no en todas las empresas van a desarrollar exactamente las mismas tareas.

De todos modos, algunas de las funciones más importantes del puesto de Secretaria de Dirección son las siguientes:

• Organización y gestión de agenda (citas, reuniones, viajes, etc.), estableciendo para ello los contactos y comunicaciones necesarias.
• Redacción, procesado y clasificación de correspondencia postal o electrónica.
• Recepción y procesado de llamadas telefónicas del área de dirección.
• Gestión y archivo de documentos.
• Organización y gestión de eventos corporativos y de todo tipo de reuniones.
• Atención al público, tareas de representación y relaciones públicas en el área de dirección.
• Transmisión de órdenes de la dirección, supervisando su adecuada ejecución.

De todos modos, este listado no es exhaustivo, ya que la Secretaria de Dirección puede desarrollar muchas otras funciones. Por tanto, estas profesionales tienen que ser realmente polivalentes y saber administrar bien su tiempo para ofrecer un excelente rendimiento en el puesto de trabajo.

Formación necesaria para asumir las funciones de Secretaria de Dirección

A la vista del gran abanico de funciones de este tipo de profesionales, cuanto mejor sea tu formación, más eficazmente podrás desarrollar tu trabajo.

En este sentido, algunos de los principales aspectos en que podrías formarte son los siguientes:

• Curso de Secretaria de Dirección, para adquirir las habilidades esenciales de este perfil profesional.
• Idiomas. El inglés es el mínimo exigido en cuanto a perfil lingüístico. No obstante, si quieres tener acceso a una buena carrera profesional, deberías al menos conocer un idioma adicional (francés o alemán son las opciones más habituales).
• Formación adicional en organización de tareas, gestión del tiempo y similares, que te serán de gran utilidad en el desarrollo diario de las funciones de Secretaria de Dirección.
• Cursos de gestión documental y archivo, gestión contable y tratamiento de información, de forma complementaria.
• Informática. Sin duda, los conocimientos informáticos son absolutamente imprescindibles hoy en día para desarrollar las funciones propias de una Secretaria de Dirección. Así, la mayoría de comunicaciones se realizan por medios electrónicos, al igual que la gestión de facturas y muchos otros documentos en el día a día de cualquier empresa.
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Aptitudes para el desarrollo de las funciones de Secretaria de Dirección

Algunas de las aptitudes o rasgos de carácter que pueden ser interesantes de cara a desarrollar las funciones de Secretaria de Dirección son las siguientes:

• Buena capacidad de organización y gestión del tiempo.
• Perfil comunicativo y don de gentes.
• Atención al detalle y rigor en el trabajo.
• Polivalencia y flexibilidad.
• Iniciativa propia y perfil dinámico.
• Capacidad para trabajar en equipo y alcanzar resultados.

Como ves, las funciones de una Secretaria de Dirección son tan amplias que resulta imposible hacer una lista cerrada. Cada sector, cada empresa e, incluso, cada directivo o directiva, requerirán un perfil profesional específico para llevar a cabo las tareas necesarias para su gestión diaria. Por tanto, si eres una persona polivalente y con capacidad de adaptación, seguro que encajarás muy bien en este tipo de trabajo. Pídenos información: