Importancia de la gestión de almacenaje en las empresas

Para obtener buenos resultados en la producción y, sobre todo, en la distribución de productos, las empresas requieren una buena gestión de almacenaje.

¿Quieres saber más sobre sistemas de almacenes? Quédate leyendo para conocer los factores más importantes de la logística, un sector estratégico para las empresas y con una demanda creciente de profesionales cualificados. ¡Toma nota!

¿En qué consiste la logística de almacenes?

La gestión de almacenaje o gestión de stock es el conjunto de actividades destinadas a mantener en continua actualización los registros de la entrada y salida de mercancías en un almacén. Incluye tareas como planificar el almacenamiento de dicha mercancía en una superficie, planificar el abastecimiento y llevar un control exacto de las existencias.

Los productos que se almacenan deben estar perfectamente controlados para no cometer fallos a la hora de hacer pedidos.

Cuando las existencias de un determinado producto se van agotando en las estanterías, hay que reaccionar con suficiente margen de acción para poder reponerlas. Para ello, resulta fundamental conocer no solo cuánto stock queda, sino también dónde se encuentra, cuál es su nivel de rotación y cuándo será necesario reabastecerlo.

Por eso, mantener una buena gestión de almacenaje es esencial para que en el día a día una empresa de distribución y venta de productos salga todo rodado y con el mínimo número de imprevistos posibles que puedan entorpecer el flujo de trabajo.

La importancia de una buena gestión de almacenaje

Una buena gestión de mercancías pasa por tener un buen control de los distintos sistemas que deben estar presentes en la logística de almacenes.

Para conocer el número total de existencias de los productos en un almacén y evitar posibles descuadres hay que utilizar sistemas avanzados de registro de stock y mantener metódicamente y adecuadamente definidos diversos protocolos y sistemas de almacenaje. Los modernos sistemas de gestión de almacenes (WMS) permiten conectar el inventario con otras herramientas empresariales y con soluciones de automatización

Por ejemplo, si se recibe una mercancía y se descuida la actualización del stock registrado, el sistema de almacenaje pedirá automáticamente esa mercancía, de modo que la empresa podría verse de repente con productos repetidos que deben o bien devolverse o bien venderse cuanto antes.

Ambas opciones pueden conllevar, además el deterioro de la mercancía. Por un lado, devolverlo implica someter al producto a otro viaje –lo cual no conviene si se trata de mercancías delicadas o productos perecederos. Por otro lado, si no se consigue vender el producto, el almacenaje durante más tiempo del necesario también podría dañar la mercancía.

En definitiva, cuanto mejor sea el control del stock del almacén, más eficiente será el flujo de suministros, con la consecuente disminución de pérdidas de mercancía y de recursos, tanto económicos como humanos y materiales.

Factores que intervienen en la logística de almacenes

El almacén es una estructura clave y fundamental que, mal gestionada, que puede restar mucho valor a las empresas. Veamos cuáles son los factores más importantes en la logística de almacenes.

Los sistemas de almacenes

Para mantener alto el nivel de eficiencia en la gestión de almacenaje es importante tener en cuenta tanto el espacio disponible como el número de artículos que se guardarán.

El sistema de almacenaje utilizado influye directamente sobre los beneficios de la empresa.

Si se reducen los gastos que se asocian al espacio, se ahorra mano de obra, tiempo y se reduce el volumen de tareas administrativas, simplificándose así la carga de trabajo derivada del control de inventario. En los almacenes modernos, además, pueden combinarse soluciones convencionales con tecnologías automáticas y sistemas robotizados.

Veamos cuáles son algunos de los sistemas de almacenes más utilizados en logística:

• Convencional: se trata del sistema que más se utiliza. Consiste en almacenar unidades individuales combinadas con mercancías en palets.
• Almacenamiento compacto: aprovecha el espacio disponible al máximo tanto en superficie como en altura.
• Almacenamiento dinámico: se consigue con estructuras compactas con rodillos y colocadas en ligera pendiente, que permite deslizar la carga.
• Sistema de almacenamiento automático y semiautomático: se opera con elevadores de palets con equipos robotizados o istemas automatizados de almacenamiento y recuperación (AS/RS), que permiten reducir determinadas operaciones manuales.
• Almacenamiento móvil: parecido al convencional, pero aquí la estructura de almacenaje tiene raíles para poder ser desplazada.

Sean cuales sean los sistemas de almacenaje que se utilicen en una empresa, lo más importante es que la mercancía esté siempre correctamente identificada y que las etiquetas estén visibles.

La recepción

Este proceso es el que sigue cualquier producto desde que llega al almacén hasta que se envía a los clientes y se compone de estos pasos: comprobación de datos, clasificación, registro en el sistema de gestión y almacenamiento en las instalaciones hasta su salida.

Las soluciones de recepción automatizada permiten capturar datos como dimensiones, peso, unidades y referencias directamente en el muelle de entrada, mejorando la calidad de la información

El coste de almacenamiento

Las mercancías almacenadas generan inevitablemente un coste en función de su tiempo de permanencia en las instalaciones, ya que en su gestión intervienen gastos de personal operario, la utilización de la maquinaria de transporte, los suministros de mantenimiento y, por supuesto, el alquiler o hipoteca de las instalaciones.

A estos costes pueden añadirse otros relacionados con la obsolescencia, los daños, las pérdidas de mercancía o el exceso de stock. Por eso, una planificación adecuada de las existencias y del espacio disponible resulta fundamental para controlar el coste logístico.

El inventario

En toda gestión de almacenaje que se precie debe prestarse especial atención al inventariado, que es así como se mantiene un control riguroso de la disponibilidad de productos.

La actividad de inventario consiste en llevar a cabo un recuento físico de los artículos almacenados para posteriormente cotejar los resultados con los datos del registro de stock en el software de gestión.

Los errores de inventario pueden conllevar pérdidas económicas importantes, de ahí que sea tan importante no descuidar su gestión.

Clasificación

Consiste en agrupar u ordenar los artículos en función de su peso, tipo, dimensión o forma y asignarles etiquetas con códigos de referencia y ubicaciones específicas dentro de las instalaciones.

Jerarquía de existencias

En la logística de almacenes deben establecerse protocolos para priorizar las mercancías en función de su nivel de rotación.

Una clasificación adecuada facilita la localización de los productos y puede reducir los desplazamientos necesarios para preparar los pedidos.

Jerarquía de existencias

En la logística de almacenes deben establecerse protocolos para priorizar las mercancías en función de su nivel de rotación, características y fecha de entrada o caducidad.

No todos los productos requieren la misma estrategia de almacenamiento.  La aplicación de criterios como FIFO —primero en entrar, primero en salir— o FEFO —primero en caducar, primero en salir— es importantes en sectores donde la fecha de caducidad condiciona la salida de las mercancías.

Comunicación

Una comunicación fluida es un factor básico para que los procesos de gestión del stock fluyan y haya información disponible en todo momento sobre la cantidad de existencias, las referencias del producto, su ubicación en las instalaciones, su tiempo de permanencia, etc.

La integración entre el WMS, el ERP y otras herramientas permite compartir esta información entre diferentes áreas de la empresa.

Distribución del almacén

Lo ideal es que la planta del almacén tenga un diseño adaptado al tipo de mercancía que se va a almacenar.

También es importante tener en cuenta los sistemas de almacenes que se van a utilizar, la disposición de los elementos en el almacén, cómo deben ser los pasillos, las zonas de recepción y expedición etc.

En los almacenes automatizados, el diseño debe contemplar además la interacción entre personas, maquinaria, robots y sistemas digitales.

Ahora ya conoces la importancia de la gestión de almacenaje en las empresas. Si quieres adentrarte más en este sector y convertirlo en tu profesión, puedes formarte con un curso de logística en un centro a tu medida como Campus Training.