¿En qué consiste la gestión de proyectos a distancia?

La gestión de proyectos incluye una serie de herramientas y métodos para llevar a cabo una estrategia empresarial con el trabajo de un equipo. 

Si este equipo trabaja en remoto existen algunas particularidades con las que hay que contar para dirigir este proyecto. ¡Te contamos cómo es y cómo formarte en gestión de proyectos a distancia!

 ¿Qué es la gestión de proyectos a distancia?

Antes de adentrarnos en la gestión de proyectos a distancia es importante definir qué es exactamente la gestión de proyectos. 

Es un conjunto de metodologías para planificar y dirigir tareas y recursos de un proyecto.  En ese proyecto se incluyen operaciones para conseguir un objetivo siempre SMART que por sus siglas en inglés significa medible, alcanzable, rentable y temporal. 

Entre los objetivos de una gestión de proyectos están gestionar el comienzo de ese proyecto y su evolución, controlar y responder problemas y preguntas que surjan durante su ejecución y facilitar la aprobación de este para que se finalice.

La gestión de proyectos cuenta con cuatro factores fundamentales que son el tiempo o duración, el costo o presupuesto asignado, el alcance o impacto del proyecto y la calidad de ese proyecto. 

Un proyecto implica la participación de varios equipos que deben estar organizados para fijar objetivos y estrategias empresariales. La planificación es clave en este tipo de proyectos, así como la implicación de los equipos. 

La figura encargada de liderar la gestión de proyectos es el Project manager. Es la persona encargada de plantear una ejecución acertada del proyecto y de marcar los pasos para que se realice de forma exitosa. Coordina el trabajo de todo el equipo para que se cumplan objetivos.

La gestión de proyectos puede ser presencial pero también a distancia o gestión de proyectos virtuales o remotos. Supone coordinar un equipo de trabajo que se encuentra en diferentes ubicaciones geográficas y que se comunica y colabora a través de herramientas en línea.

El objetivo es el mismo que el de la gestión de proyectos tradicional, conseguir entregar el proyecto final con los requisitos que exige, pero la gestión es un poco diferente.

Gracias al trabajo en remoto y colaborativo, los equipos cada vez tienden a trabajar con miembros en diferentes lugares, incluso distribuidos por todo el mundo. Una tendencia que se ha acentuado con la pandemia.

¿Cuáles son los equipos de trabajo que existen en la gestión de proyectos a distancia?

En la gestión de proyectos a distancia existen tres tipos de equipos de trabajo:

• Equipos totalmente a distancia, donde todos los miembros trabajan desde ubicaciones remotas y diferentes.
• Equipos híbridos. Algunos miembros del equipo están en casa y el resto del equipo trabaja desde ubicaciones remotas.
• Equipos flexibles. Tienen flexibilidad para elegir lugar de trabajo y pueden estar en el mismo espacio o en remoto. Es una estructura cambiante cada cierto tiempo.

El gerente de proyectos a distancia debe ser capaz de delegar tareas en todo el equipo que ha de manejar con destreza las herramientas de gestión de proyectos. 

El gerente debe tener una excelente capacidad de comunicación para garantizar que el proyecto avance a tiempo y que todos los miembros hagan su parte del trabajo.

Requisitos de la gestión de proyectos a distancia

A la hora de gestionar proyectos a distancia es importante que tengas  en cuenta algunas claves o requisitos que garanticen la buena marcha de ese proyecto y obtener los resultados esperados.

• Establecer una comunicación clara.  La comunicación entre los miembros del equipo y el gerente de proyectos a distancia es clave. Debe garantizarse una comunicación regular entre el gerente y los miembros del equipo con reuniones de seguimiento a través de herramientas virtuales como videochats para compartir las actualizaciones del proyecto. Debe dar un orden del día de antemano para que los miembros del equipo puedan prepararse el tema y adaptarse según las zonas horarias diferentes si las hay.
• Dividir el proyecto en pequeñas tareas. Hacer esto aumenta la motivación y proactividad del equipo y el estrés que puede producir la multitarea. Es recomendable comenzar por una tarea y no pasar a otra hasta acabarla. Las herramientas de gestión de proyectos son útiles para la organización de estas tareas o bien, un software de gestión de proyectos para que el trabajo a distancia y en equipo sea más eficiente. Es importante también establecer prioridades de las tareas que deben ejecutarse y entregarse antes.

Además, en la gestión a distancia de proyectos se necesita programar actualizaciones periódicas del progreso con el equipo, compartir lo que falta en el calendario y cualquier obstáculo previsto.

• Establecer fechas claras. Es importante para mejorar la productividad establecer plazos claros de entrega del proyecto y poner fechas límites que ayuden al equipo de trabajo. No olvidemos establecer recordatorios y alertas para recordar estos plazos en la gestión del proyecto a distancia.
• Fomentar la colaboración. Es clave también asegurarse de que todos los miembros del equipo tienen la posibilidad de contribuir en el proyecto. Para ello debemos establecer reuniones virtuales regulares con herramientas online para que el equipo pueda trabajar cómodamente. Las reuniones de seguimiento y control son necesarias para establecer objetivos específicos del proyecto a desarrollar durante el trabajo a distancia, pero también es importante poner un límite a las videoconferencias y tener claros los temas a tratar para establecerlos previamente.

Hemos llegado al final de este artículo y, puede que te estés preguntando cómo seguir formándote en la gestión de proyectos a distancia, si te ha entrado el gusanillo y te has quedado con ganas de saber más sobre este tema te recomendamos que le eches un vistazo a las formaciones sobre gestión y administración que ofrece Campus Training.