¿Qué es una secretaria de dirección? Organización y gestión para empresas

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Andrea Perez Presedo 16 noviembre, 2020

Qué es una secretaria de dirección

¿Eres una persona organizada y con altas capacidades para la gestión de documentos y citas? Tu perfil profesional es perfecto para la profesión de secretaria de dirección. Quédate leyendo para saber más acerca de este interesante puesto de trabajo.

Si quieres formarte para contar con una titulación con prestigio con la que presentarte a candidaturas relacionadas con el secretariado de dirección, ¡apúntate ahora al curso de secretariado de dirección!

 

¿Qué es una secretaria de dirección?: Descripción y origen de la profesión

Toda empresa o grande compañía logra el éxito gracias al trabajo de los diferentes empleados que contribuyen a mantener un correcto funcionamiento de la institución. Dentro de este conglomerado de profesionales, una secretaria de dirección juega un papel fundamental al actuar como asistente de los altos cargos.

Y es que los directores de empresa tienen a su cargo múltiples tareas, por lo que no resulta sencillo proponer una autogestión de sus agendas, teléfono de empresa u otros recordatorios o gestiones varias. Es aquí donde aparece la necesidad de la figura de una secretaria de dirección.

Si bien su uso predominante es en femenino, esto responde a una cuestión histórica. Las mujeres eran las encargadas de ser secretarias, sin poder alcanzar nunca posiciones de poder. El tan famoso techo de cristal. La realidad es que, hoy día, a pesar de la extensión del término secretaria, son muchos los secretarios que ejercen en las antesalas del poder empresarial.

 

¿Cuáles son las funciones de una secretaria de dirección?

La secretaria de dirección ha de hacerse de cargo de numerosas tareas relacionadas con la gestión de la agenda de los altos cargos. No obstante, echemos un vistazo en detalle a cuáles son las funciones principales de una secretaria de dirección:

  • Redacción, procesado y clasificación de todo tipo de correspondencia.
  • Atención a las llamadas telefónicas dirigidas para el directivo al que asista.
  • Gestión y archivo de todo tipo de documentos.
  • Organización de eventos corporativos y preparación de las reuniones directivas.
  • Atención al público en cuestiones como la recepción de visitas o la respuesta de preguntas.

Si bien no está estipulado como una función propia de una secretaria de dirección, en ocasiones han de hacerse cargo de tareas relacionadas con la vida personal de los directivos. Pongamos por caso la compra de regalos, reserva en restaurantes para comidas, recogida de recados en diferentes establecimientos…

 

¿Qué es una secretaria de dirección?: su perfil profesional

Si tras conocer en qué consiste la profesión de una secretaria de dirección estás interesado en desempeñar ese puesto de forma completamente profesional, deberás comprobar que tu perfil profesional es el adecuado. A continuación te presentamos algunas consideraciones a tener en cuenta:

  • Al tratarse de un trabajo de asistencia a superiores deberás esforzarte por ser una persona metódica y organizada, capaz de tener siempre al día los documentos y citas que debas comunicarle a tu jefe. El uso de agendas y calendarios te será de verdadera utilidad.
  • Se espera que seas una persona comunicativa y agradable en el trato. Pasarás muchas horas ejerciendo como principal toma de contacto con el directivo al que asistas ya que será tu cometido recibir visitas o tomar recados de otros departamentos. Además, deberás ser clara y concisa a la hora de comunicarle recados a tu jefe.
  • Has de ser flexible. Aunque se marque una jornada laboral concreta, es probable que tengas que estar disponible en todo momento ante cualquier emergencia que pudiera suceder.
  • Demuestra que eres una persona con ganas e iniciativa propia. Siempre se agradecerá que demuestres tu capacidad para implementar todo tipo de acciones que consigan mejorar tus flujos de trabajo y, consecuentemente, el resultado de cara a tus superiores.
  • El trabajo en equipo siempre será un plus. Aunque las secretarias de dirección suelen trabajar en solitario, siempre te ayudará contar con una red de contactos que te facilite las diferentes tareas. Ser capaz de trabajar en equipo es beneficioso en todos los sectores.

 

Ejerce en la profesión de secretariado de dirección: ¿qué necesitas?

Si tu perfil profesional se ajusta a lo mencionado en el apartado anterior significa que eres perfecto para trabajar como secretario de dirección. Pero, académicamente hablando, ¿qué se espera de una secretaria de dirección?

  • Dominio de diferentes idiomas. A día de hoy se exige, como poco, un nivel intermedio de inglés. Si vas a trabajar en una gran compañía es muy probable que tengas que mantener conversaciones con el extranjero. La comunicación es fundamental en tu puesto.
  • Formación en gestión de documentos, contabilidad básica, organización de eventos y atención al público.
  • Dominio de programas básicos de ofimática para agilizar los procesos documentales.

Si te preguntas donde puedes conseguir esta combinación formativa tan específica, la respuesta es con el curso de secretaria de dirección de Campus Training.

Con él aprenderás todo lo necesario para convertirte en un experto en la asistencia directa a superiores y podrás acceder a puestos de trabajo con una buena remuneración salarial. A más poder de la empresa, más responsabilidades en tu puesto y, por tanto, una gratificación mayor.

 

¿Qué aprenderé en el curso?: temario formativo

Los módulos que conforma el curso de secretariado de dirección son diversos y cada uno de ellos se centra en una cuestión particular relacionada con la profesión. Te dejamos tres como ejemplos de lo que te encontrarás en la formación:

  • Administración y gestión de las comunicaciones de la Dirección
  • Gestión de reuniones, viajes y eventos
  • Elaboración, tratamiento y presentación de documentos de trabajo

¿Suena bien? Lánzate a formarte en una profesión con una alta tasa de empleabilidad. ¡Este curso hará despegar tu carrera profesional!

Andrea Perez Presedo

Redactora en Campus Training

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