¿Qué son los gastos de administración?

Los gastos de administración engloban todos los gastos propios de la actividad diaria de una empresa u organización. Son claves para el buen funcionamiento financiero de la entidad y en este artículo te explicamos en detalle qué incluyen y cuáles son. Toma buena nota.

Gastos de administración: ¿qué son?

Los gastos de administración son los gastos específicos que se originan en la actividad de dirección, administración y organización de una empresa.

Son gastos necesarios para mantener la operación y la gestión diaria de un negocio e imprescindibles para que una organización pueda operar de forma efectiva. Incluyen sueldos, salarios del personal, suministros y gastos de oficina, servicios públicos, alquiler de instalaciones, honorarios, seguros, software de oficina y equipo, etc.

Son, por tanto, los gastos que la empresa necesita para funcionar cada día. 

Los gastos de administración se diferencian de los de producción en que estos son necesarios para cumplir con la actividad empresarial.

Estos gastos administrativos suelen ser similares sin importar el sector al que pertenece la empresa, se relacionan con otros departamentos no productivos y son los jefes de área los que se encargan de estos costes y quienes deben realizar la solicitud, aprobarla y atestiguar que han recibido los recursos. 

Su función es prestar servicio a las otras áreas o departamentos dentro de la organización como son el departamento de Recursos Humanos, el de  Contabilidad y Finanzas, el de Servicios Generales o el área legal.

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¿Cómo se contabilizan los gastos de administración?

Los gastos generales de administración o dirección de empresa no forman parte del coste de producción, pero los gastos específicos de administración o dirección relacionados con el proceso de construcción o fabricación del producto si se incluirán en el cálculo del coste de producción. Tampoco forman parte de los gastos de administración, los gastos de producción.

Estos gastos de administración suelen contabilizarse con cotos fijos a partir de una estimación de lo que se pretende usar. Puede que se produzcan imprevistos que también forman parte de los gastos operativos.  Para calcular los gastos administrativos conviene realizar un análisis estimativo de los recursos materiales que se necesitan a partir de un análisis de datos históricos.

Es importante trabajar con un presupuesto para gastos fijos y otro para gastos variables.

Los gastos administrativos son de vital importancia para el éxito global de las finanzas de una empresa. Si las áreas encargadas de los gastos administrativos hacen bien su trabajo, esto repercute en los procesos de producción y en la actividad comercial de la empresa.  También resulta muy importante para una empresa controlar estos gastos y las personas encargadas de gestionarlos para generar rentabilidad y buen funcionamiento económico dentro de la organización.

En general, en las grandes empresas, los gastos administrativos los manejan departamentos específicos para esta función. La comunicación entre departamentos es vital para que se ejecuten correctamente estos gastos administrativos. Por su parte, las más pequeñas suelen dar menos importancia a estos gastos y no suelen tener un departamento destinado en exclusiva a su función aunque tenerlo sería la opción más recomendable.

Tipos de gastos administrativos

A la hora de clasificar los gastos administrativos podemos hacer una larga lista que engloba todo este tipo de gastos existentes. 

Los gastos administrativos más comunes son: los de salarios del personal, materiales de oficina, cuentas de teléfono, salarios de secretarios, alquiler de locales, gastos de seguridad social, compra de material de oficina, gastos en correspondencia, costes de recursos humanos, salarios de los ejecutivos, gastos en viajes de negocios, gastos de bebidas, electricidad y honorarios por asesoramiento legal de la empresa y del servicio contable, además de gastos en publicidad.

¿Qué hace el departamento de administración?

Al hablar de gastos administrativos hablamos también del departamento del que suelen depender, que es el de administración. Se encarga de planificar, coordinar y evaluar todos los temas administrativos relativos a la empresa. Es importante para asegurarse de que cada departamento cumple su función y de que existe coordinación y buen funcionamiento entre ellos. 

La principal función del departamento de administración de una empresa es gestionar los recursos que tiene disponibles, tanto humanos como técnicos, financieros y/o tecnológicos.  Realiza funciones de carácter administrativo.

Se encarga de recibir las facturas de los proveedores y emitir las facturas a los clientes. Este departamento tiene que dar el visto bueno a la adquisición de materias primas, tecnología o capital humano. Recepciona las facturas y las paga. Si se cierra una venta, el departamento de ventas remite al cliente a administración para que le elabore la factura.

Habitualmente también se encarga de emitir las nóminas de los trabajadores y de tramitar incidencias del personal y entrega comprobantes de pago a empleados. Administra recursos humanos y financieros de la empresa y lo hace a veces en colaboración con el departamento de recursos humanos. 

Este departamento es responsable de liquidar y gestionar impuestos y de llevar el registro de todos los impuestos de forma periódica. Debe encargarse de llevar el registro de impuestos y controlar la documentación necesaria para justificar cualquier pago en caso de que sea necesario hacerlo. 

Controla los movimientos bancarios de la empresa para poder gestionar de manera adecuada los recursos económicos de la misma además del resto de funciones que involucran dinero como es el pago de nóminas, compra de materiales, equipo, mobiliario, etc.  Ha de responsabilizarse de asignar recursos a las diferentes áreas de la empresa. 

El de administración es un departamento que debe relacionarse con el resto de departamentos de la empresa para poder funcionar de manera correcta.

¿Cómo saber más sobre los gastos de administración?

Si quieres saber cómo gestionar los gastos de administración y dedicarte a ello de forma profesional, puedes hacerlo en entidades públicas o privadas. 

Para las primeras has de superar un proceso de oposiciones de administración y archivo que incluyen organismos como entidades locales, órganos del Estado, Archivos y Bibliotecas, Renfe o Correos.

Para ello has de superar una oposición y aquí es también muy importante el papel de tu academia.  

Por lo general, estas son las pruebas a las que tendrás que enfrentarte si quieres superar las oposiciones de administrativo.

• Una prueba teórica. Suele ser un cuestionario tipo test sobre el temario exigido en las bases de la convocatoria. También pueden pedirte el desarrollo de un tema tanto escrito como oral o preguntas cortas. 
• Supuestos prácticos. Tendrás que resolver un supuesto práctico de hecho sobre el que te harán una serie de preguntas para aplicar la teoría estudiada en el temario. También puede consistir en la redacción de un documento administrativo. 
• Test psicotécnicos. En este apartado tendrás que enfrentarte a test de inteligencia abstracta, de capacidad verbal, numérica, de razonamiento, etcétera. 
• Prueba de informática. En esta prueba has de demostrar la capacidad, rapidez y destreza sobre el programa o programas que en la convocatoria se exijan. Los más comunes son Word, Excel y Access.

Para superar estas pruebas, especialmente las teóricas, vas a tener que formarte y estudiar un temario compuesto por temas de Derecho Constitucional, Derecho Administrativo, Derecho Financiero, Derecho Sanitario, Función Pública, Régimen Local, Seguridad Social u Organización de oficinas públicas.

En caso de que se trate de un concurso-oposición, además de superar las pruebas, se valorarán tus méritos que pueden venir de la experiencia previa de servicios presentados a la Administración pública o a organismos dependientes.  También se tendrá en cuenta méritos de formación en el sector y de conocimiento de idiomas extranjeros. La fase de concurso será realizada por los aspirantes que hubieran superado los ejercicios eliminatorios de la fase oposición, valorándose los méritos

Una vez aprobada tu oposición para auxiliar administrativo de un ayuntamiento o de otra entidad estatal, dominarás también la gestión contable y financiera y poder realizar presupuestos, facturas o gestiones. También te podrás encargar de la tramitación de contrataciones o pedidos en administraciones públicas 

Ahora ya sabes qué son los gastos administrativos de una empresa, su importancia y tipología y qué hacer para formarte y poder gestionarlos en cualquier entidad. Si necesitas ayuda en tu camino puedes contar con Campus Training.