Requisitos para ser secretaria de dirección: habilidades necesarias

Te presentamos los requisitos necesarios para trabajar como secretaria de dirección. Además te proponemos dos tipos de formación necesaria
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Marcos Nebreda López 30 octubre, 2019

Requisitos para ser secretaria de direccion

Si eres una persona organizada y te gusta gestionar tareas administrativas en el ámbito de una oficina además de atender al público y organizar la agenda de los directivos, ser secretaria de dirección es una buena opción laboral. Te contamos cómo formarte y todos los requisitos que has de cumplir para desempeñar esta profesión. Toma nota.

Cómo ser secretaria de dirección. Requisitos fundamentales

Una secretaria de dirección es una profesional que se encarga de la organización, gestión y asistencia personal del área directiva de una compañía o empresa. Para poder dedicarte a esta profesión necesitas una formación adecuada. Puedes optar por algún curso específico de Secretariado de dirección o estudiar una FP superior de Secretariado.

En esta formación vas a aprender a gestionar las comunicaciones internas y externas, tanto orales como escritas, en lengua propia y/o extranjera. Te capacitarás para organizar, supervisar y realizar trabajos de secretariado y organizar, mantener y controlar el archivo en soporte convencional e informático.

Además, vas a aprender a laborar y presentar documentos de trabajo, integrando datos, textos y gráficos.

En el FP para ser secretaria de dirección vas a adquirir competencias financieras y administrativas para poder manejar distintos documentos a diario. La comunicación en la empresa y el protocolo son otros de los contenidos que debes estudiar, además de aprender a manejar con fluidez sistemas operativos básicos, hojas de cálculo y procesadores de texto.

Recuerda también que la atención al cliente, la organización de eventos y el conocimiento de algún idioma como inglés o francés para atender a clientes internacionales serán competencias básicas para esta profesión.

Algunas de las asignaturas que vas a estudiar en este grado superior de FP de secretaria de dirección son comunicación y relaciones profesionales, organización del servicio y trabajos de secretariado, gestión de datos, elaboración y presentación de documentos e información, elementos de Derecho, lengua extranjera (inglés), segunda lengua extranjera y formación y Orientación Laboral (F.O.L.), entre otras.

Para poder acceder a este grado debes cumplir los siguientes requisitos:

  • Estar en posesión del Título de Bachiller, o de un certificado acreditativo de haber superado todas las materias del Bachillerato.
  • Estar en posesión del Título de Bachillerato Unificado Polivalente (BUP).
  • Haber superado el segundo curso de cualquier modalidad de Bachillerato experimental.
  • Estar en posesión de un Título de Técnico (Formación Profesional de Grado Medio)*.
  • Estar en posesión de un Título de Técnico Superior, Técnico Especialista o equivalente a efectos académicos.
  • Haber superado el Curso de Orientación Universitaria (COU).
  • Estar en posesión de cualquier Titulación Universitaria o equivalente.

Habilidades complementarias para ser secretaria de dirección

 Ser secretaria de dirección es una profesión que, además de la formación adecuada, requiere una serie de habilidades complementarias que te ayudarán a ser mejor profesional. Te las contamos:

  • Carácter polivalente. Las funciones de una secretaria de dirección son mucho más amplias que organizar agendas, necesitas tener un perfil polivalente y resolutivo para trabajar en esta profesión.
  • Saber trabajar en equipo. Vas a formar parte de un equipo profesional con el que tendrás que coordinarte para múltiples tareas y proyectos.
  • Discreción. Vas a manejar grandes cantidades de información sobre la compañía en la que trabajes por lo que se presupone de ti que mantendrás lo estándares de privacidad y confidencialidad.
  • Planificación y organización. Debido a la cantidad de tareas que tendrás que realizar es necesario que sepas planificar y organizar tu propio trabajo con eficiencia.
  • Tener iniciativa, ser una persona proactiva y con ganas.
  • Tener habilidades sociales como la empatía, la amabilidad o la escucha activa tanto con tus compañeros y superiores como con posibles clientes que debas atender telefónicamente o en persona.
  • Flexibilidad. El trabajo exige amplia disponibilidad horaria y posibilidad de participar en eventos, viajes fuera de un horario laboral rígido.
  • Alto nivel de redacción. Te será muy útil para laborar los distintos documentos escritos.  

Funciones básicas de una secretaria de dirección

Como secretaria de dirección vas a tener una serie de funciones fundamentales que tendrás que ejecutar en tu día a día en la oficina:

  • Redactar documentación específica y elaborar documentos de trabajo (presentaciones, gráficos, textos…). La secretaria de dirección debe evaluar la importancia de cada documento para ir gestionándolos con su superior en orden de importancia. Además, debe asegurarse que todos los documentos que se presentan en una reunión o junta no tienen errores gramaticales u ortográficos
  • Gestionar las comunicaciones internas y externas, tanto orales como escritas, en lengua propia y/o extranjera.
  • Organizar, mantener y controlar el archivo en soporte convencional e informático.
  • Filtrar llamadas y atender a las personas que se van a reunir con el directivo.
  • Coordinación y comunicación con el resto de departamentos.
  • Organizar reuniones, recibir visitas externas y gestionar viajes de negocio.
  •  Organización de eventos y acompañamiento en viajes de trabajo.
  • Recordar diariamente a su superior su agenda en persona, por correo electrónico o mediante otras redes.
  • Coordinar horarios apropiados con el resto de departamentos y con clientes según las obligaciones laborales del director.

Salidas laborales de una secretaria de dirección

Una vez finalices tu formación para ser secretaria de dirección tendrás acceso a un campo de actividad muy amplio, ya que podrás trabajar tanto en  empresa privada (grande, mediana y pequeña) como en los despachos profesionales (abogados, médicos, ingenieros, etc.) y también en  la administración pública (central, autonómica, local).

Tus funciones variarán según el tipo de centro de trabajo y el nivel de órgano de gestión al que estés adscrito.

Es una profesión bien remunerada, dependiendo del tipo de compañía para la que se trabaje. El salario oscila entre los 30.000 euros al año en una pequeña o mediana compañía y los 48.000 en una gran multinacional.

Como ves ser secretaria de dirección es una profesión polivalente con amplias salidas laborales. Si cumples todos los requisitos para ser secretaria de dirección podrás acceder a una amplia oferta laboral. En Campus Training te acercamos a tu objetivo. Pídenos información.

Marcos Nebreda López

Redactor en Campus Training

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