Software agencia de viajes

Si trabajas en una agencia de viajes, existe tecnología que te puede ayudar a mejorar los procesos, agilizar las reservas y ofrecer mejor servicios a tus clientes. Se trata de los programas de software para agencias de viaje que  permiten muchas posibilidades para el sector. En este artículo hacemos un recorrido por los más conocidos así como sus ventajas y funcionalidades. No te lo pierdas

Qué es un software para agencias de viajes y cuáles son sus funciones

Un software para agencias de viajes es una herramienta que permite optimizar procesos comerciales y administrativos de este tipo de negocio. Este software permite administrar las finanzas, gestionar expediente, billetes de avión o reservas de hotel o ayuda a mejorar la relación entre los diferentes hoteles de la agencia. El software puede ser manejado por el personal formado adecuadamente primero para trabajar en este sector. 

Si adquieres un software para agencias de viajes te va a permitir una serie de funciones o ventajas como son las siguientes:

• Te permite organizar mejor el trabajo. Podrás coordinar mejor el trabajo de los agentes de viajes y las acciones comerciales con cada cliente
• Te ofrece un análisis de la situación actual de tu negocio. Podrás acceder al histórico de reservas y disponer de estadísticas e informes sobre gastos e ingresos o estado del negocio. De esta manera podrás optimizar mejor la rentabilidad y tomar mejores decisiones para tu agencia. 
• Te aporta más rentabilidad al negocio. Un software de agencias de viajes te permite tener más ingresos y por tanto aumentar la calidad de tus servicios y diversificarlos.
• Te ofrece gestionar reservas y expedientes de forma automática. Controlarás todos los expedientes de la agencia y todas las gestiones sobre reservas, vuelos, hoteles y otras cuestiones de forma sencilla. 
• Te permite fidelizar a tus clientes de forma efectiva. Un software de este tipo puede llevar a cabo campañas de fidelización y obtener datos es información para realizar campañas más efectivas y así incrementar ventas y mejorar la calidad de comunicación con tus clientes además de conocerlos más.

Existen diferentes tipos de software para agencias de viajes. Podemos hacer una pequeña clasificación para que sepas en que te puede ayudar cada uno:

• Sistemas de reserva. Se trata de programas que permiten administrar de forma más eficiente reservas en diferentes servicios y actividades. Se suelen usar para reservar habitaciones en hoteles, actividades en viajes o tiempos compartidos.  Un sistema de reservas te puede decir qué actividades y qué hoteles ofrecen mejores condiciones económicas y por tanto te ayuda a atraer más clientes. El sistema debe ir combinado con una buena web y con una buena estrategia de marketing. 
• CRM.  Es un software acompañado de una serie de estrategias de marketing. Estos programas te pueden ayudar a gestionar la relación con los clientes y llevar un mejor control de los procesos sabiendo datos importantes y básicos de cada cliente. Un CRM te facilita una serie de tareas en el área de marketing como envíos de mails automatizados, crear páginas de destino, gestionar anuncios en redes sociales etc. Si cuentas con el historial de cada cliente, con un CMR puedes enviarles ofertas y promociones personalizadas. Por tanto, entre las ventajas de usar un CMR estás algunas como que facilita la toma de decisiones, permite acceder a la información en tiempo real, optimiza el proceso de venta, permite ofrecer un servicio al cliente mejor e identificarlos de forma rápida y permite dirigir estrategias de marketing. 
• Software de Back Office.  Es el software que te ayuda con la administración del negocio. Son programas que puedan ayudarte con la gestión administrativa de los viajes, control de ingresos, facturación, manejo de recursos humanos, etc.
• Integraciones con terceros. Se trata de conectar nuestros sistemas informáticos con proveedores de vuelos, hoteles, tours y otras actividades. Por ejemplo puedes conectarte con un hotel local que te permite conectarse a su sistema de gestión de habitaciones y hasta reservar desde tu propio sistema para agilizar procesos. 
• Gestión de experiencia en sitio. Son todos aquellossoftware que permiten ofrecer una experiencia más segura y divertida a los clientes. Podemos incluir aquí programas como tickets electrónicos, itinerarios en línea, guías, tours digitales o herramientas para hacer checkin.

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Estos son los principales programas de software para agencias de viaje 

Si trabajas en el sector del turismo y gestionas o estás al frente de una agencia de viaje un software te va a ayudar mucho a optimizar tu tiempo y tus resultados pero a la hora de elegirlo, existen muchas opciones en el mercado. Hacemos un repaso por los más destacados:

• CRM Travel

Es un software diseñado especialmente para  mejorar el trato con los clientes y optimizar todas las tareas de la agencia de viajes, lo que hace que la labor sea mucho más sencilla. Está orientado a optimizar las tareas de cualquier departamento que tenga relación con el cliente, desde marketing a administración. Es sencillo de emplear por cualquier empresa del sector. Permite encontrar posibles oportunidades de ventas y permite gestionar sin problemas las diferentes campañas de marketing. Un programa que está recibiendo muy buenas críticas, gracias a que es muy fácil de usar y ofrece buenos resultados.

• GESVI

Se trata de un programa de gestión de software para agencias de viajes desarrollado por consultores con experiencia en el sector. Permite realizar una gestión comercial y administrativa centralizada, adaptada a las necesidades de la agencia. No necesitas programación específica, basta con un navegador y un plugin. Tiene una interfaz fácil de navegar y permite definir permisos y roles por usuarios y oficinas. Incluye todas las funcionalidades de los softwares para agencias de viajes del mercado.

Gesvi cuenta con su propio CRM.  Es apto para la gestión de todo tipo de empresas del sector, tanto mayoristas como minoristas. 

• BERONI

Se trata de un software con varias funciones integradas, permite planificar paquetes vacacionales o de negocios, o registrar información personal de cada usuario. Cuenta con su propio CMR para gestionar campañas de marketing e indicadores para medir lo satisfechos que están los clientes. Permite reservas de hoteles y de otros servicios solicitados por el cliente. Posibilita vincular la contabilidad con la gestión administrativa y la facturación. Es apto para empresas tanto mayoristas como minoristas y es multiidioma. 

Beroni te permitirá hacer reservas de hoteles y de otros servicios con control de cupos en tiempo real y un sistema de pagos online seguro.

• CROSS

Se trata de una compañía especializada en programas de gestión para agencias de viajes. Su web incluye pagos, reservas y localizadores todo en tiempo real. Cuenta con un servicio de reserva online para tener acceso directo a los sistemas de reservas de los mayoristas.

Cross ofrece una web de venta online para que los clientes puedan buscar vuelos, hoteles, cruceros y que puedan pagar mediante pasarela de pago. Es apto tanto para empresas mayoristas como minoristas e incluye sistemas de gestión, tesorería y contabilidad. El booking online permite acceder a los sistemas de reservas de los mayoristas. 

• SITURWEB

Es un software usado por varias agencias que emplea un sistema de firma biométrica para agilizar los procesos de firma de documentos sin necesidad de que el cliente tenga que firmar de forma presencial en la agencia. Es una herramienta adecuada para contabilidad y facturación y permite personalizar para cada oficina y tipo de usuario. Pueden otorgarse permisos según la labor desempeñada por el agente de viajes.  Se otorgan permisos por función desempeñada, lo que permite el control de la productividad y trabajo de los empleados.

• GIAV

Es un software de gestión de viajes que integra gestión de reservas, expedientes de viaje, facturación de servicios turísticos, control de prepagos y pago a proveedores, bonos de servicios y billetes. Se trata de uno de los primeros softwares para agencias minoristas que cuenta con inteligencia artificial.

• OFI.ES

En este caso a través de la empresa Ofi se ofrecen diferentes softwares que permiten encontrar ofertas; Ofiviaje, para las agencias de viajes minoristas, OfiBooking, buscadores de agencias, OfiTour, diseñado para los touroperadores, OfiMayor, para mayoristas, o OfiBus, software específico para autobuses y autocares.

Ofi. es uno de los servicios más demandados en el sector porque es fácil de usar, se adapta al servicio local o a la nube y permite introducir los datos una sola vez, sin necesidad de reintroducirlos. 

• SERVIVUELO

Este programa permite reservar vuelos para los clientes pero también reservar hoteles y vehículos o comprobar su disponibilidad. Es muy completo y ofrece muy buenos precios. Muestra y compara las tarifas más competitivas del mercado y concluye con las más variadas opciones para los viajeros, para poder ofrecer y escoger la que más le convenga al cliente actual.

• TOURPLAN

Este es un software que abarca los campos de administración, contabilidad, presupuestos y, por supuesto, reservas. Cuenta también con un portal para el cliente en el que podrá ver las novedades y cambios de su contrato además de ofertas y eventos sobre turismo. Este software se presenta en cuatro modalidades: Standard, Distribution, Connectivity e Enterprise, cada una de ellas con unos precios y unas herramientas diferentes según las necesidades. Está orientado a tour operadores de todo tipo. 

• SIGMMA

 Es un software que permite integración con una gran cantidad de  plataformas y de  CRM. Cuenta con una interfaz muy intuitiva, es sencillo de usar, eficiente y efectivo. 

También permite saber en tiempo real información de cada operación, a través de informes que permiten tener control sobre la situación del negocio. Cuenta con una mesa de ayuda permanente, para que el equipo tenga soporte en todo momento y solucionar los problemas que se planteen de los agentes. 

Cómo trabajar en una agencia de viajes y tus funciones

Si deseas trabajar en una agencia de viajes debes convertirte en agente de viajes, el profesional que se encarga de informar, aconsejar y asesorar a los clientes acerca de un viaje o destino turístico concreto. Se trata de un perfil especializado para el que necesitarás una formación a medida. 

Si quieres ser agente de viajes puedes tener una formación universitaria con un grado en Turismo pero también puedes optar por una formación profesional con un grado de técnico superior en agencias de viaje, en alojamiento, en animación turística o en información y comercialización turísticas. Además, puedes realizar algún curso de agente de viajes que te garantice una formación adecuada para desempeñar esta profesión.

Con estas formaciones estarás preparado para trabajar en agencias de viaje, llevando la planificación y producción de viajes, el asesoramiento y venta de servicios turísticos, la tramitación y reserva de vuelos, paquetes turísticos, hoteles, reserva de coches, billetes de avión, barco, tren etc.

En estas formaciones vas a:

• Estudiar los diferentes tipos de agencias de viajes que hay en el mercado de la oferta turística global
• Analizar y explicar la estructura organizativa y funcional de una agencia de viajes.
• Conocer los diferentes métodos de reserva de medios de transporte y de servicios de alojamiento.
• Analizar las diferentes técnicas de venta y la calidad en el servicio.

Las funciones que vas a realizar como agente de viajes se dividen en dos etapas. En primer lugar como asesor previamente a la realización del viaje del cliente un agente de viaje debe saber diferenciar entre cada cliente para ofrecerle a cada uno lo que le resultará más adecuado. Además de esta función básica, en esta primera etapa, el agente de viaje debe:

• Manejar programas para la gestión de viajes y reservas.
• Búsqueda y gestión de alojamientos.
• Organización de actividades a realizar en las rutas.
• Presupuestar viajes tanto individuales como grupales.
• Búsqueda y gestión de transfer.
• Administración y marketing.
• Informar y aconsejar sobre destinos elegidos.

Además desarrollarás funciones durante la realización del viaje en caso de que los acompañes físicamente en ese viaje. Estas tereas son:

• Acompañar al grupo durante todo el día.
• Gestión del presupuesto asignado.
• Control de los bonos de actividades.
• Asistencia sanitaria y primeros auxilios si fuese necesario
• Gestión de seguros.
• Control de que las rutas se hacen acorde a lo estipulado

Salidas profesionales si trabajas en una agencia de viaje

Si te decides a formarte como agente de viajes, vas a poder trabajar en diferentes vertientes y perfiles:

• Jefe/a de oficina de agencia de viajes.
• Jefe/a de departamento de agencias de viajes.
• Agente de viajes.
• Consultor/a de viajes.
• Organizador/a de eventos.
• Vendedor/a de servicios de viajes combinados y viajes programados.
• Promotor/a comercial de viajes y servicios turísticos.
• Empleado de departamento de reservas. 

Entre los diferentes tipos de empresas en las que un agente de viajes puede desarrollar su actividad están agencias de viajes generales y de especialización, entidades mediadoras y comercializadoras de este sector, tales como centrales de reserva, organizadores profesionales de congresos, oficinas de información turística y entidades de promoción turística.

Como puedes comprobar, existen muchos programas de software de gestión de agencias de viajes. Ahora que ya los conoces y sabes cómo funcionan, solo necesitas formarte para conseguir trabajar en este sector y conseguir un perfil demandado y con buenas opciones de futuro laboral. En Campus Training podemos ayudarte. ¿Comenzamos?