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¿Qué tipos de documentos administrativos hay?

Descubre qué son los documentos administrativos, cuáles son los diferentes tipos que existen y cómo se pueden clasificar.
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    Los documentos administrativos son herramientas para constatar una actuación administrativa determinada y que constan de datos que pueden servir de pruebas. 

    Si deseas conocer qué tipos de documentos administrativos existen, no te pierdas nada de este artículo donde te lo explicamos. 

     

    ¿Qué son los documentos administrativos?

    Los documentos administrativos son documentos escritos en el que constan datos fidedignos, que sirve de prueba o testimonio, o que proporcionan una información, especialmente de carácter histórico, oficial o legal. 

    Son el resultado de la actividad administrativa que llevan a cabo los órganos de la Administración en el ejercicio de las funciones y competencias que le encomiendan las normas. Se trata de herramientas esenciales en la gestión de cualquier organización. 

    Estos documentos son un instrumento de constatación que permite comprobar el desarrollo de una actuación administrativa pero también un documento de comunicación, ya que permiten trasladar el contenido de los actos a otros órganos o unidades de la Administración o a terceros interesados, ya sean personas jurídicas públicas y privadas o personas jurídicas naturales.

    Los documentos administrativos producen efectos frente a terceros o en el ámbito de la propia Administración, son emitidos por un órgano administrativo. No se incluyen en esta tipología los documentos redactados o creados por los interesados, como las solicitudes, las alegaciones o los recursos y reclamaciones. 

     

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    ¿Qué tipos de documentos administrativos existen?

    En una empresa u organización se pueden usar diferentes tipos de documentos administrativos. Aquí hacemos un repaso de los principales:

    • Memorandos. Son notas internas utilizadas para comunicar información o instrucciones dentro de la empresa. Generalmente se usan para la comunicación entre departamentos o empleados.
    • Informes. Son documentos escritos que recopilan y presentan información detallada sobre un tema o situación específica. Pueden ser informes de progreso, informes de ventas,  financieros, de investigación, entre otros.
    • Cartas. Son documentos escritos para comunicarse con personas externas a la empresa. Pueden ser formales o informales y se envían a clientes, proveedores, socios comerciales u otras partes interesadas.
    • Contratos. Son documentos legales que establecen acuerdos formales entre dos o más partes. Los contratos pueden ser de compra, de arrendamiento, de servicios, de empleo, entre otros.
    • Formularios. Son documentos para recopilar información específica de manera estructurada. Pueden ser formularios de solicitud, de registro, de evaluación, formularios de retroalimentación, entre otros.
    • Políticas y procedimientos: Son documentos que establecen las normas, políticas y procedimientos internos de una empresa. Incluyen manuales de políticas y procedimientos, de empleados, códigos de conducta etc
    • Presentaciones: Son documentos visuales utilizados para comunicar información de manera clara y concisa. 
    • Actas de reuniones: Registran las decisiones y acciones tomadas durante una reunión. Pueden ser actas de reuniones de junta directiva, de reuniones de equipo, reuniones de proyectos, entre otros.

    Los documentos administrativos según su tipo se pueden clasificar también en grupos diversos como son: 

    • Documentos administrativos emitidos en el marco de los procedimientos administrativos de decisión: resoluciones y acuerdos
    • Documentos administrativos emitidos en el marco de los procedimientos administrativos de transmisión: notificaciones, publicaciones, oficios y notas interiores, 
    • Documentos administrativos emitidos en el marco de los procedimientos administrativo de constancia: actas y certificados, 
    • Documentos administrativos emitidos en el marco de los procedimientos administrativos de juicio: informes, de constatación de otro anterior (copias), dictados en el marco de un procedimiento administrativo. 

    Además, puede ser un documento de este tipo puede ser:

    • De iniciación: por el que se inicia un procedimiento administrativo de oficio. 
    • De instrucción: a través del cual el órgano competente en la tramitación de un procedimiento notifica a las personas interesadas en el mismo que se abre un período probatorio. 
    • De terminación: constatan la finalización de un procedimiento administrativo por cualquiera de las causas que reconoce el ordenamiento jurídico. 
    • De transmisión: comunican la existencia de hechos o actos a otras personas u órgano.
    • De constancia: contienen una declaración de conocimiento de un órgano administrativo cuya finalidad es la acreditación de actos, hechos o efectos jurídicos
    • De juicio: contienen una declaración de juicio de un órgano administrativo, o de una persona física o jurídica pública o privada, sobre las cuestiones de hecho o de derecho que sean objeto de un procedimiento administrativo.

    Ahora ya conoces qué es un documento administrativo y los tipos que existen además de su utilidad. Si deseas formarte a fondo para trabajar con ellos en el ámbito empresarial apuesta por una academia especializada y a tu medida como Campus Training. 

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