Funciones del administrativo de personal

Las funciones del administrativo de personal abarcan distintos campos. Hablamos de profesionales todoterreno en cuyos hombros descansa una gran responsabilidad.

Las empresas valoran muchísimo a los buenos profesionales, capaces de gestionar las nóminas y los contratos de las plantillas de manera organizada y eficaz. Trabajar en este sector ofrece ventajas y estabilidad: pero antes, es importante que sepas cuáles son las tareas y obligaciones de los administrativos de RR. HH.

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El administrativo de Recursos Humanos, conoce los distintos perfiles

Los administrativos de personal (también llamados administrativos de RRHH) se dedican a gestionar el «papeleo», la documentación y el archivo del personal de una empresa. Muchas veces también ejercen labores de comunicación entre la plantilla y los demás departamentos.

Pueden trabajar dentro del departamento de recursos humanos o de contabilidad, dependiendo del organigrama de la empresa.

Dentro de esta sección, el profesional puede ocupar distintos cargos. Normalmente, su mayor o menor categoría dependerá de su formación, experiencia y antigüedad en la propia empresa. En la cabeza del departamento se encuentra el Responsable de Administración de personal.

Este profesional suele tener a su cargo a otros empleados, que pueden ser técnicos de administración y auxiliares administrativos. En empresas muy grandes, los cargos se dividen y subdividen por especialidades.

Algunas de las funciones de un administrativo de personal pasan a ser asumidas por técnicos especializados, lo que libera a los propios administrativos para hacer su propio trabajo.

Es el caso de los Técnicos de Comunicación Interna, los coaches de Recursos Humanos, los Expertos en Redes Sociales, los Potenciadores de Competencias Profesionales y los Conectores de Personas.

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El caso que comentaba en el párrafo anterior no es muy habitual, sobre todo en las PYMEs. En estas empresas, los administrativos (responsables, técnicos y auxiliares) suelen hacerse cargo de gran parte de las tareas del departamento.

A grandes rasgos, podemos concretar las siguientes funciones:

• Buscar, seleccionar y contratar a los empleados de la empresa. Dentro de esta tarea se incluiría la redacción y publicación de las ofertas de empleo. Pero no solo eso: también deben publicarlas a través de distintos medios. Antiguamente, el soporte más habitual eran las páginas de ofertas de empleo de los periódicos. Hoy, saber manejarse en redes como LinkedIn y trabajar a través de portales online resulta fundamental. Una vez realizar la selección de los CV, los administrativos se encargarán de hacer entrevistas y gestionar la elección de los candidatos junto con los directivos. Por último, el departamento de administración de RRHH redactará los contratos y gestionará su firma con los nuevos trabajadores.
• Gestiona la contabilidad de la empresa (en aquellos campos que estén relacionados con los trabajadores). Se ocupa de generar y entregar nóminas, ofrece explicaciones sobre salarios a los empleados y les entrega la documentación que necesiten. Controla la fiscalidad: pagos a la Seguridad Social, porcentajes de retención de IRPF…
• Diseñar programas de formación para los trabajadores y trabajadoras. Esta medida es muy positiva para la empresa y la plantilla, y en muchos campos es incluso obligatoria. Si tienes conocimientos y práctica en este ámbito, mejorarás mucho tus perspectivas de empleo.
• Controlar la promoción interna de los empleados. Conjuntamente con otros profesionales (normalmente, jefes de departamento o supervisores de área), examina cuidadosamente las opciones de los trabajadores a la hora de conseguir un ascenso.
• Se preocupa de retener el talento en la empresa. Dentro de las funciones de un administrativo de personal, es probablemente una de las que menos se tienen en cuenta. Y sin embargo, es súper importante. Los profesionales que trabajan en estos departamentos son muy conscientes de la calidad del trabajo de los empleados. Por esta razón, tienen la posibilidad de reconocer el talento y el esfuerzo y proponer a la dirección medidas para evitar que la empresa pierda a esos trabajadores.

¿Por qué es esencial formarse? Te lo explicamos aquí

Que la formación es fundamental hoy día para trabajar en prácticamente cualquier ámbito, está claro. En el mundo de la administración de Recursos Humanos es igualmente importante, o incluso más. Para que veas la importancia que tiene, en este informe realizado por el SEPE sobre la categoría laboral de los empleados administrativos nos lo confirman.

Según el servicio de empleo, en la mayor parte de las ofertas de empleo que se publican buscando técnicos y auxiliares administrativos se exige un «nivel formativo específico».

Puede ser Formación Profesional (la más buscada es la de grado superior; concretamente, Administración y Finanzas, o grado medio de Gestión Administrativa). Además, también refleja un dato interesante: 1 de cada 5 ofertas valora muy positivamente los estudios universitarios (sobre todo ADE).

Y seguimos con el informe. Al parecer, las empresas que buscan profesionales consideran fundamentales «los conocimientos en informática, como por ejemplo: Office, Facturaplus, Contaplus, Nominaplus, los sistemas de planificación de recursos empresariales, o ERP (Enterprise Resource Planning) como Microsoft Dynamic ERP (antes NAVISION) y SAP, sistema integrado de gestión que permite controlar todos los procesos de una empresa, a través de módulos, los más utilizados en esta ocupación son Finanzas y Recursos humanos».

¿Dónde puedo aprender las funciones del administrativo de personal?

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