Gestión teletrabajo

En el último año hemos experimentado grandes cambios en las formas y los modelos laborales debido a la nueva realidad impuesta por el covid-19. El teletrabajo se ha instalado en nuestra rutina y han surgido fórmulas que engloban mayor flexibilidad o modelos de actividad híbridos entre la presencialidad y el trabajo desde casa. En este artículo te explicamos en detalle todo lo que necesitas saber sobre la gestión del teletrabajo.

La gestión del teletrabajo en el actual escenario laboral

Trabajar desde casa se ha convertido en una forma más habitual de trabajo desde que comenzó la pandemia del covid-19 hace justo un año. Según datos del INE alrededor de un 8,3% de los ocupados en España realizan teletrabajo, ya sea de forma ocasional o más de la mitad de los días que trabajó. Esta cifra contrasta con la de 2006, cuando era el 5,2% de los trabajadores los que realizaban este tipo de prácticas.

Hasta que se decretó el estado de alarma en España casi el 15% de las empresas usaba teletrabajo al menos en un tercio de la plantilla, según datos del Índice de Confianza Empresarial. Una cifra que se ha multiplicado por tres en los meses más duros del confinamiento hasta alcanzar casi la mitad de empresas en nuestro país.  

En el primero semestre del pasado año 2020, la mayoría de empresas que no paralizó su actividad se adhirió a esta modalidad de trabajo desde casa o teletrabajo. 

La gestión de esta nueva realidad del teletrabajo ha pillado por sorpresa a empresas y a trabajadores. De hecho, este tipo de trabajo no estaba casi regulado en España cuando comenzó el confinamiento. El Gobierno puso en marcha un Real Decreto para regular el teletrabajo y garantizar los derechos de los asalariados que tengan que optar por esta forma de trabajo en sus diferentes empleos.  Este Real Decreto se convirtió en Ley aprobada en septiembre del pasado año.

Esta ley establece la necesidad de firmar un acuerdo con aquellos empleados que teletrabajen más del 30% de la jornada semanal durante tres meses.  Establece también en esta gestión del teletrabajo que el empresario debe cubrir los gastos que conlleve esta modalidad de trabajo para el empleado. 

En la legislación también se marca una diferencia entre  entre trabajo a distancia (actividad laboral desde el domicilio u otro lugar escogido por el trabajador de forma regular), teletrabajo (a distancia realizado exclusivamente o de manera prevalente por medios y sistemas informáticos) y trabajo presencial.

El trabajo a distancia tiene carácter  voluntario y reversible y debe firmarse por escrito durante el contrato inicial o más tarde. La empresa no puede imponer esta modalidad y deberá hacerse cargo de los gastos que conlleven el uso de equipos y herramientas necesarios para el trabajo.

Hay que recordar también que los trabajadores a distancia tendrán los mismos derechos que aquellos que realizan su actividad de forma presencial

Consejos básicos para la gestión del teletrabajo

Si te encargas de organizar un equipo de personas que están usando esta modalidad laboral vas a necesitas aprender previamente algunas cuestiones para la gestión del  teletrabajo. Estos son algunos de los consejos que debes tener en cuenta para realizar esta gestión.

• Comunicación continua y efectiva.  La distancia física puede provocar en ocasiones que se deteriore la comunicación. Por ello, en la modalidad del teletrabajo es importante mantener una comunicación fluida y valerse de herramientas apropiadas e intuitivas que faciliten esa forma de comunicarse. Existen muchas plataformas para llevar a cabo esta conexión, tanto a través de mensajes como de videollamadas. Es vital no solo mantener reuniones programadas, sino también incluir algunas de ocio que permitan reforzar la conexión emocional entre trabajadores y equipo a pesar de la distancia física.
•  Herramientas y tecnologías digitales. Como ya dijimos, es importante que para la gestión del teletrabajo la empresa esté dotada de herramientas básicas que permitan una buena conexión y comunicación con el equipo. A la hora de recomendar unas u otras hay que tener en cuenta el grado de dominio tecnológico y adaptación de los trabajadores a ellas y que la conectividad de los dispositivos es la adecuada para que el uso sea correcto y rápido durante el teletrabajo.
• Seleccionar el tipo de trabajo y los candidatos. No todos los puestos son susceptibles de llevar a cabo este tipo de modalidad laboral y por tanto tampoco todos los candidatos. A la hora de llevar a cabo la gestión del teletrabajo es importante filtrar quién puede desarrollar este tipo de modalidad y quien no tiene capacidad o recursos suficientes para hacerlo.
• Una buena coordinación del trabajo. En la gestión del teletrabajo es vital establecer objetivos y prioridades de cada miembro del equipo. Deberán ser objetivos medibles y periódicos para hacer un seguimiento temporal de los mismos y de las tareas que se asignen a cada trabajador. Es importante fijar cómo y cuándo se hará este seguimiento.
• Evaluar e innovar. En el proceso del teletrabajo es recomendable hacer evaluaciones periódicas y fomentar la cultura corporativa para que los empleados no se sientan aislados. Por ello, no podemos olvidarnos de apostar siempre por la innovación para dar poder a los miembros del equipo y suplir las carencias que puedan surgir derivadas de un trabajo no presencial.
• Gestionar el teletrabajo emocionalmente. Esta modalidad de trabajo puede conllevar aislamiento, conflictos y sensación de incomunicación. Es muy importante tener en cuenta el aspecto emocional y las necesidades del equipo en el teletrabajo para conseguir un ambiente de trabajo propicio y una buena conexión.

Desde el punto de vista del trabajador también existen algunas claves o consejos importantes que debemos tener en cuenta a la hora de gestionar el teletrabajo propio:

• Establece rutinas. Debes fijar un horario de trabajo y hábitos usuales como los que tenías con el trabajo fuera de casa. Trata de respetar al máximo esos horarios y las tareas que debes realizar y no mezcles teletrabajo con tareas del hogar o similares.
• Marca fronteras. Debes tener un único espacio diferenciado de trabajo dentro de casa, confortable y que uses solo para esta finalidad. Trata de separar la vida personal o familiar de la del trabajo mientras dure tu jornada.
• Trabaja la productividad. Uno de los peligros del teletrabajo es la procrastinación y posponer tareas. Para una correcta gestión del teletrabajo trata de alejarte de todas las posibilidades de distracción que te quiten tiempo y céntrate en una distribución eficaz y controlada de tu tiempo de trabajo.
• Ponte objetivos claros. No pierdas de vista las metas diarias y semanales, márcate las tareas por orden de prioridades y focaliza tu esfuerzo de una en una pero no trates de abarcar muchas tareas y estímulos al mismo tiempo. Huye de la multitarea.

Cómo funciona el modelo de actividad híbrido de teletrabajo

En este escenario de nueva normalidad cada vez es más común que las empresas establezcan un modelo laboral híbrido entre la presencialidad y el teletrabajo.

A la hora de implantar este modelo deberemos analizar su posible viabilidad en función del tipo de empresa, del sector, del equipo de trabajo, de las necesidades de movilidad etc.

Antes de optar por el modelo híbrido es lógico preguntarse si se pueden mantener las dinámicas básicas de la empresa con el trabajo en remoto, qué opinan y quieren los trabajadores y si la empresa tiene capacidad suficiente para adaptarse a esta nueva realidad híbrida. Es recomendable también analizar cómo afectará esta modalidad mixta a la situación financiera de la empresa, si se lo puede o no permitir y qué beneficios puede traer a largo plazo además de los costes añadidos, la rentabilidad de los espacios físicos, alquileres etc.

El modelo de actividad híbrida supone conceder más libertad y autonomía a los empleados. Se trata de apostar por la flexibilidad y combinar lo mejor de ambos modelos. El modelo permite que parte de los empleados puedan seguir disfrutando de la oficina y otros de su trabajo de manera remota desde casa. Se pueden establecer ciertos días para reuniones en la oficina.

Esta opción otorga una movilidad más fluida, mejor conciliación con la vida personal y agiliza los procesos de trabajo, tanto para los trabajadores que prefieren tener un horario laboral como para los que desean establecer su propio horario de trabajo.

Además, el modelo híbrido puede suponer también un ahorro para las empresas que ya no van a necesitar espacios de trabajo tan grandes o con tanto mobiliario o equipamiento. 

Sin embargo, no todo son ventajas y establecer esta forma de trabajo puede suponer también que algunos empleados puedan sentirse excluidos o carentes de visibilidad. La gestión de los recursos humanos se puede hacer más complicada a la hora de asignar tareas o atender quejas o requerimientos de los empleados.

El modelo híbrido, que actualmente ya están probando algunas empresas, puede traer consigo una cierta desigualdad derivada del lugar o comodidades que tengan los empleados en sus hogares frente a las de una oficina que siempre van a ser igual para todos. 

Como podemos comprobar, la gestión del teletrabajo es una tarea que requiere amplias dosis de comunicación y de organización. La tendencia hacia modelos híbridos podría suponer un avance en cuanto a flexibilidad pero podría traer consigo ciertas desigualdades. Debemos estar atentos a la evolución del escenario laboral en los próximos años pero no cabe duda de que el teletrabajo es una realidad que ha llegado para quedarse.