Departamento de administración. Descubre cuáles son sus funciones

Es uno de los ámbitos laborales clave para el buen funcionamiento de una empresa. Uno que trabaja en colaboración con el resto de los especialistas para tener al día los pagos y otras tareas administrativas de gran relevancia. En este artículo te contamos cuáles son las funciones del departamento de administración y por qué es tan importante. Toma nota.

Departamento de administración. ¿Qué es y cuáles son sus funciones?

El departamento de administración de una empresa se encarga de planificar, coordinar y evaluar todos los temas administrativos relativos a la empresa. Es importante para asegurarse de que cada departamento cumple su función y de que existe coordinación y buen funcionamiento entre ellos.

La principal función del departamento de administración de una empresa es gestionar los recursos que tiene disponibles, tanto humanos como técnicos, financieros y/o tecnológicos.  Realiza funciones de carácter administrativo.

El departamento de administración es el responsable de recibir las facturas de los proveedores y emitir las facturas a los clientes.

Además, tiene que dar el visto bueno a la adquisición de materias primas, tecnología o capital humano. Recepciona las facturas y las paga. Si se cierra una venta, el departamento de ventas remite al cliente a administración para que le elabore la factura.

Habitualmente también se encarga de emitir las nóminas de los trabajadores y de tramitar incidencias del personal y entrega comprobantes de pago a empleados. Administra recursos humanos y financieros de la empresa y lo hace a veces en colaboración con el departamento de recursos humanos.

Este departamento también es responsable de liquidar y gestionar impuestos y de llevar el registro de todos los impuestos de forma periódica. Es un departamento debe también encargarse de llevar el registro de impuestos y controlar la documentación necesaria para justificar cualquier pago en caso de que sea necesario hacerlo.

También este departamento debe controlar los movimientos bancarios de la empresa para poder gestionar de manera adecuada los recursos económicos de la misma además del resto de funciones que involucran dinero como es el pago de nóminas, compra de materiales, equipo, mobiliario etc.  Ha de responsabilizarse de asignar recursos a las diferentes áreas de la empresa.

El de administración es un departamento que debe relacionarse con el resto de áreas de la empresa para poder funcionar de manera correcta. Por ejemplo, con el de compras para adquirir las materias primas y maquinaria, así como autorizar facturas y pagos como ya dijimos.

También debe relacionarse con el comercial para cerrar ventas porque desde este se envía al cliente al de administración para cerrar facturas, así como la posible reclamación de cobros.

Se puede relacionar también con el área de contabilidad de la empresa que se encarga de gestionar, liquidar impuestos etc. y registrarlos para poder justificar el pago. Con el de tesorería ha de realizar el control de entrada y salida en las cuentas bancarias de la empresa para gestionar el dinero y realizar pagos a proveedores y acreedores.

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Otros departamentos dentro de la empresa

En una empresa, además de las funciones del departamento de administración existen otras labores que también son importantes y que realizan las siguientes áreas:

• Departamento financiero. Es el encargado de gestionar todas las entradas y salidas de dinero. Debe encargarse también de llevar a cabo la contabilidad, gestionar los costes y ejecutar presupuestos. En el balance de contabilidad de la empresa han de estar todos los costos (directos, fijos, variables) y finanzas de la misma por lo que este departamento es de vital importancia. Consigue la financiación necesaria para que la empresa pueda ser capaz siempre de tener dinero afrontar sus pagos de forma puntual con una situación patrimonial saneada.
• Departamento de compras. Este departamento se encarga de comprar las materias primas necesarias o las piezas para fabricar los productos con garantía de calidad y a un buen precio. Es un departamento presente en todas las empresas que ha de adquirir estos materiales para garantizar el funcionamiento correcto de la empresa, producir bienes y ofrecer servicios.  Debe encargarse de su almacenamiento y de proceso de recepción y clasificación y tener un inventario y control de las mercancías en función de su tamaño y peso. Debe controlar la cantidad de productos comprada y evitar excesos de stock.
• Departamento de marketing. Colabora con el departamento comercial para lograr más ventas y asegurar un trato correcto a los clientes además de tratar de fidelizarlos y que vuelvan a hacer compras recurrentes.  Se encarga de conseguir información sobre el funcionamiento del mercado, sobre las necesidades de los clientes y hacer un producto más atractivo al consumidor. Debe distribuir el producto para que esté disponible en el momento oportuno y calcular el precio adecuado así como la forma de promocionarlo.
• Departamento de recursos humanos. Es un departamento amplio con variedad de funciones. Organiza la plantilla y recluta al personal, propone vacantes y realiza procesos de selección. Además, gestiona salarios, vacaciones, seguridad social y resuelve problemas o conflictos en este sentido. Es encargado también de ofrecer planes de formación a la plantilla, explorar su potencial y motivar a los empleados para que sean más productivos.
• Departamento de dirección. Es el principal de la empresa, establece los objetivos en su plan de negocio y toma decisiones importantes. Además, coordina todas las áreas de negocio, planifica la estrategia, mide resultados, reporta a la central, gestiona el cambio y analiza comparativamente las unidades de negocio, entre otras funciones. 

¿Cómo puedes trabajar en un departamento de administración?

Si deseas trabajar en un departamento de administración puedes optar por dos tipos de enseñanzas: el grado medio de gestión o administrativa o bien el grado superior de administración y finanzas.

Ambas son enseñanzas oficiales y reconocidas por el Ministerio de Educación y FP de dos años de duración y con un módulo de prácticas donde tomarás contacto con el mundo de la empresa y aplicarás lo aprendido.

Como técnico superior de administración y finanzas podrás trabajar como administrativo de oficina, administrativo comercial, administrativo financiero, administrativo contable, administrativo de banca y de seguros, administrativo de recursos humanos, administrativo de la Administración pública, administrativo de asesorías jurídicas, contables, laborales, fiscales o gestorías y técnico en gestión de cobros.

Con un administrativo de grado medio podrás ser auxiliar administrativo, ayudante de oficina, auxiliar administrativo de cobros y pagos, administrativo comercial, auxiliar administrativo de gestión de personal, auxiliar administrativo de las administraciones públicas, recepcionista, atención al cliente, empleado de tesorería o de medios de pago.

Para trabajar como administrativo en el sector público por ejemplo como administrativo en corporaciones locales, has de superar una oposición y aquí es también muy importante el papel de tu academia. Las corporaciones locales se encargan de llevar a cabo todas las tareas asociadas a la gestión administrativa del departamento que les es asignado.

Por lo general, estas son las pruebas a las que tendrás que enfrentarte si quieres superar las oposiciones de administrativo.

• Una prueba teórica. Suele ser un cuestionario tipo test sobre el temario exigido en las bases de la convocatoria. También pueden pedirte el desarrollo de un tema tanto escrito como oral o preguntas cortas.
• Supuestos prácticos. Tendrás que resolver un supuesto práctico de hecho sobre el que te harán una serie de preguntas para aplicar la teoría estudiada en el temario. También puede consistir en la redacción de un documento administrativo.
• Test psicotécnicos. En este apartado tendrás que enfrentarte a test de inteligencia abstracta, de capacidad verbal, numérica, de razonamiento, etcétera.
• Prueba de informática. En esta prueba has de demostrar la capacidad, rapidez y destreza sobre el programa o programas que en la convocatoria se exijan. Los más comunes son Word, Excel y Access.

Para superar estas pruebas, especialmente las teóricas vas a tener que formarte y estudiar un temario compuesto por temas de Derecho Constitucional, Derecho Administrativo, Derecho Financiero, Derecho Sanitario, Función Pública, Régimen Local, Seguridad Social u Organización de oficinas públicas.

En caso de que se trate de un concurso-oposición además de las superar las pruebas se valorarán tus méritos que pueden venir de la experiencia previa de servicios presentados a la Administración pública o a organismos dependientes.  También se tendrá en cuenta méritos de formación en el sector y de conocimiento de idiomas extranjeros. La fase de concurso será realizada por los aspirantes que hubieran superado los ejercicios eliminatorios de la fase oposición, valorándose los méritos

Una vez aprobada tu oposición para auxiliar administrativo de un ayuntamiento o de otra entidad estatal dominarás también la gestión contable y financiera y poder realizar presupuestos, facturas o gestiones. También te podrás encargar de la tramitación de contrataciones o pedidos en administraciones públicas.

Requisitos y habilidades para trabajar en el departamento de administración

Para poder presentarte a las oposiciones y desempeñar las funciones de un departamento de administración has de cumplir una serie de requisitos, que son:

• Tener la nacionalidad española.
• Poseer la capacidad funcional para el desempeño de las tareas.
• Tener cumplidos dieciséis años y no exceder, en su caso, de la edad máxima de jubilación forzosa.
• No haber sido separado mediante expediente disciplinario del servicio de cualquiera de las Administraciones Públicas o de los Organismos Constitucionales o Estatutarios de las Comunidades Autónomas, ni hallarse en inhabilitación absoluta o especial para empleos o cargos públicos por resolución judicial, para el acceso a Cuerpos o Escalas de funcionarios, ni pertenecer al mismo Cuerpo o Escala al que se presenta.
• Poseer el título de Graduado en Educación Secundaria Obligatoria.

Ten en cuenta que, si deseas desarrollar tus funciones dentro del departamento de administración, has de contar con una serie de habilidades básicas como la capacidad para gestionar, organizar, planificar, atender y realizar tareas administrativas, de soporte y apoyo a la organización.

Debes tener también habilidades comunicativas y de trato personal con el público ya que debes realizar gestión telefónica y atender incidencias y reclamaciones de los clientes. Has de ser versátil y capaz de desarrollar tus funciones en prácticamente cualquier departamento de la empresa. La orientación al público y a las relaciones comerciales son muy importantes en este perfil donde debes estar en contacto con clientes y proveedores.

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Ahora ya conoces cuáles son las funciones del departamento de administración y qué debes hacer si quieres trabajar en este sector. Para poder formarte de manera adecuada y enfrentarte a este tipo de perfil laboral, toma nota y cuenta con la ayuda de una academia especializada como Campus Training para lograrlo.