¿Qué es el secretariado técnico?

El secretariado técnico es un departamento que se encarga de dar apoyo administrativo, coordinar y gestionar proyectos en diferentes entidades e instituciones. Si deseas saber más sobre el secretariado técnico, sus funciones, etc. no te pierdas este artículo. 

Secretariado técnico, ¿qué es? 

El secretariado técnico es un departamento crucial en la toma de decisiones y en la gestión de proyectos de organizaciones gubernamentales, sin ánimo de lucro y otro tipo de instituciones.   

Debe ofrecer apoyo administrativo, coordinación y asistencia técnica para conseguir que procesos y proyectos de esa institución tenga una correcta ejecución. 

¿Cuáles son las funciones del secretario técnico? 

Entre las funciones propias del secretariado técnico están: 

• Informar a las partes involucradas en la coordinación de actividades y proyectos y hacerlo de forma sincronizada.  
• Mantener los registros y la documentación de reuniones o actividades de los proyectos es otra de las funciones del secretariado técnico. 
• Debe llevar a cabo investigaciones y recopilar información relevante para la toma de decisiones y facilitar la comunicación entre los diversos departamentos o equipos para que la colaboración sea efectiva.   
• Planificar y programar proyectos y reuniones y también ha de hacer un seguimiento y evaluación de los proyectos y procesos, saber si son eficaces e identificar aquellas áreas en las que se puede mejorar. 
• Ha de ser capaz de gestionar las comunicaciones internas y externas, tanto orales como escritas, en lengua propia y/o extranjera, organizar, supervisar y realizar trabajos de secretariado, mantener y controlar el archivo en soporte convencional e informático y elaborar y presentar documentos de trabajo, integrando datos, textos y gráficos. 

En el caso de un secretariado técnico del Gobierno. En España cada Ministerio cuenta con una Secretaría Técnica con una serie de funciones atribuidas según la ley. 

Entre estas funciones están: 

• Realizar estudios e informes sobre las materias que son competencia del organismo, tramitar y elaborar las disposiciones de carácter general que afecten al Departamento, el informe, archivo, custodia y evaluación de la ejecución de los convenios, tramitar recursos y reclamaciones competencia del departamento.  
• Programar, coordinar y evaluar las actividades editoriales y prestar asistencia documental y realizar estudios e informes, así como la coordinación de la actividad del Ministerio en el ámbito de la cooperación y de las relaciones internacionales.  
• Preparar reuniones o velar porque la calidad técnica de las resoluciones y disposiciones, ejecutar acuerdos y ordenar y controlar la publicación de las disposiciones y actos administrativos que deban insertarse en el BOE, son otras de las funciones de este tipo de secretariado técnico propio de los Ministerios. 

¿Cómo formarte en secretariado técnico? 

Para ser secretario técnico tienes varías vías de formación que te explicamos.  Puedes inclinarte por cursos de administración y gestión.

Por ejemplo, puedes decantarte por un curso de gestión administrativa que te permitirá adquirir las competencias necesarias para llevar a cabo los procesos, programas y herramientas esenciales para administrar una empresa. 

Dentro del área de administración existen más opciones formativas con las que podrás desempeñar tus funciones dentro de la empresa. Por ejemplo, puedes optar por formarte como secretario o secretaria de dirección. Este curso te capacita para encargarte del Secretariado de Dirección en cualquier entidad, asumiendo las tareas propias de la gestión de oficina, tales como la administración y gestión de las comunicaciones con dirección, así como de las reuniones, viajes, eventos y documentos de trabajo.  

Por otra parte, puedes estudiar también un curso de asesor comercial de entidades financieras. Se trata de una figura crucial para todas aquellas empresas financieras que necesitan convencer a sus clientes de ser la mejor opción del mercado. Con este curso adquirirás los conocimientos específicos de esta profesión a la vez que obtienes el Certificado de Profesionalidad de Actividades de Gestión Administrativa, con el que tu perfil laboral resaltará todavía más.  

También puedes optar por ser especialista en administración y finanzas o en coaching empresarial. 

Para estudiar cursos de administración tienes varias opciones y modalidades. Por un lado, la modalidad presencial, la más habitual con asistencia obligatoria a clases en el centro de enseñanza que imparte la formación. Por otro, la modalidad a distancia, la fórmula perfecta si deseas compaginar esta formación con trabajo o si no puedes asistir a la formación presencial. Una plataforma virtual te pondrá en contacto con profesores y alumnos sin moverte de tu casa. Los exámenes, eso sí, deberás realizarlos en el centro educativo correspondiente. Existen también las pruebas libres enfocadas a aquellas personas que tienen experiencia en el ámbito de la administración y finanzas y desean obtener un título acreditativo. Con estas pruebas puedes realizar los exámenes de los módulos del ciclo y obtener tu certificación sin necesidad de cursar el ciclo entero.  

Si lo prefieres puedes elegir algún FP de Administración y Gestión a distancia. En este sentido puedes formarte con un grado medio de gestión o administrativa o bien el grado superior de administración y finanzas. 

Ambas son enseñanzas oficiales y reconocidas por el Ministerio de Educación y FP de dos años de duración y con un módulo de prácticas donde tomarás contacto con el mundo de la empresa y aplicarás lo aprendido. 

Como técnico superior de administración y finanzas podrás trabajar como administrativo de oficina, administrativo comercial, administrativo financiero, administrativo contable, administrativo de banca y de seguros, administrativo de recursos humanos, administrativo de la Administración pública, administrativo de asesorías jurídicas, contables, laborales, fiscales o gestorías y técnico en gestión de cobros. 

Con un administrativo de grado medio podrás ser auxiliar administrativo, ayudante de oficina, auxiliar administrativo de cobros y pagos, administrativo comercial, auxiliar administrativo de gestión de personal, auxiliar administrativo de las administraciones públicas, recepcionista, atención al cliente, empleado de tesorería o de medios de pago. 

¿A qué oposiciones puedo presentarme como secretario técnico? 

Si lo que deseas es desarrollar un trabajo de secretariado técnico en una entidad pública entonces has de superar algunas de las oposiciones de administración y archivo. 

Puedes elegir desde auxiliar administrativo en corporaciones locales, en comunidades autónomas, en bibliotecas y archivos, pero también puedes optar a una plaza en Renfe o Correos e incluso ser auxiliar administrativo de Estado o de la Administración Civil del Estado. 

Al buscar la oposición de auxiliar administrativo que más te convenga verás que debes superar una serie de pruebas para lograr tu plaza. Generalmente se trata de concurso-oposición. En la fase de la oposición debes acreditar tus méritos, si los tienes, para la fase del concurso y superar un ejercicio de idiomas.  

La fase de oposición consta de tres ejercicios de carácter obligatorio y eliminatorio. Esta fase supondrá el 60% de la puntuación total del proceso selectivo. La fase de concurso no tiene carácter eliminatorio y podrá ser realizada por los aspirantes que hubieran superado los ejercicios eliminatorios de la fase oposición, valorándose los méritos. 

Para lograr superar estas pruebas has de prepararte a fondo en una academia o centro especializado en este tipo de oposición. Ya sea presencial o a distancia, la academia que elijas para ser auxiliar administrativo ha de cumplir una serie de requisitos como un método especializado, un temario actualizado, seguimiento a tu medida, buenos recursos, flexibilidad y buena reputación. 

Ahora ya sabes qué es el secretariado técnico y cómo puedes formarte para trabajar como secretario técnico en diversas entidades e instituciones. Si necesitas una academia especializada para conseguirlo, cuenta con Campus Training.