Descripción de cargo asistente administrativo

Un asistente administrativo es un profesional que se encarga de múltiples tareas relacionadas con la gestión y administración de una empresa. Ha de poseer ciertas habilidades y formación amplia y especializada. Si quieres conocer la descripción del cargo de asistente administrativo y lo que conlleva, no te pierdas nada de este artículo.

¿Qué es asistente administrativo? Descripción, funciones y habilidades

Un asistente administrativo o auxiliar administrativo es un perfil profesional importante en cualquier organización y empresa que se encarga de planificar, gestionar y ordenar los aspectos relativos a la gestión administrativa de la empresa. Además, también realiza labores de atención al cliente, recepción de documentos, redacción…

Existen diferentes tipos de asistentes administrativos, algunos realizan las funciones contables, otros de recepción, otras tareas más genéricas, pero casi siempre tienen un perfil polivalente dentro de la organización. 

Un asistente administrativo sirve también para establecer conexión entre departamentos y personas.  Sirve para conectar partes internas y externas de la empresa para que se cumplan también los objetivos financieros de la misma.

Es una persona que ha de conocer a fondo la cultura y valores de la empresa para poder trabajar desde dentro con garantías y es una figura relevante a la hora de la contratación por parte de la organización. 

Las funciones de un asistente administrativo son variadas y abarcan múltiples áreas de trabajo. Algunas de las más importantes son las siguientes:

• Recibir, atender y gestionar las llamadas telefónicas dirigidas a la gerencia de la empresa.
• Coordinar la mensajería interna y externa de la empresa. Ha de recepcionar y custodiar documentos, supervisarlos y entregarlos al departamento que corresponda. 
• Administrar archivos de la gerencia genera y atender a otras de otros departamentos si corresponde.
• Coordinar compras y abastecimiento de materiales para los diversos departamentos y para lugares comunes.
• Recepcionar y atender a las posibles visitas que vengan a la empresa.
• Coordinar las reuniones de comités y gerencias de la empresa. 
• Coordinar y organizar también los viajes de personal de la empresa o cargos directivos. 
• Supervisar al personal a tu cargo en caso de tenerlo y coordinarse con el resto de departamentos de administración.

Para ser auxiliar administrativo has de tener también ciertas habilidades que te capaciten para realizar este tipo de tareas. Debe ser una persona con gran capacidad organizativa, habilidades de comunicación para atender a personas tanto telefónicamente como en persona. 

Has de ser también un profesional flexible y con capacidad para enfrentarse a tareas nuevas, prestar atención a los detalles, planificar y organizar labores… También debes tener cierta capacidad de redacción correcta para redactar informes y documentos, y ser capaz de trabajar bajo cierta presión y llevar a cabo tareas de cierta responsabilidad. 

En cuanto a competencias técnicas, un asistente de administración has de ser capaz de dominar nuevas tecnologías, idiomas, al menos inglés, tener conocimientos básicos de ofimática, ciertas habilidades contables y numéricas y destrezas generales en el área informática. 

¿Cómo puedes convertirte en asistente administrativo?

Si te interesa formarte como asistente administrativo has de optar por una formación propia de fp y especializada en esta área. Para tener una categoría profesional más cualificada puedes optar por formarte con un grado superior de asistencia a la dirección o con el grado superior de administración y finanzas o en gestión administrativa.

Si lo deseas puedes optar por un grado medio para ser auxiliar administrativo. Además de la formación profesional también puedes elegir cursos específicos de esta área de trabajo como administración y finanzas, secretario de dirección, gestión administrativa e incluso coaching. 

Por ejemplo, puedes decantarte por un curso de gestión administrativa que te permitirá adquirir las competencias necesarias para llevar a cabo los procesos, programas y herramientas esenciales para administrar una empresa.

Dentro del área de administración existen más opciones formativas con las que podrás desempeñar tus funciones dentro de la empresa. Por ejemplo, puedes optar por formarte como secretario o secretaria de dirección. Este curso te capacita para encargarte del Secretariado de Dirección en cualquier entidad, asumiendo las tareas propias de la gestión de oficina, tales como la administración y gestión de las comunicaciones con dirección, así como de las reuniones, viajes, eventos y documentos de trabajo. 

Por otra parte, puedes estudiar también un curso de asesor comercial de entidades financieras. Se trata de una figura crucial para todas aquellas empresas financieras que necesitan convencer a sus clientes de ser la mejor opción del mercado. Con este curso adquirirás los conocimientos específicos de esta profesión a la vez que obtienes el Certificado de Profesionalidad de Actividades de Gestión Administrativa, con el que tu perfil laboral resaltará todavía más.

Para formarte como asistente administrativo, ya sea través de formación profesional o mediante oposiciones has de elegir una academia o centro con una serie de requisitos que te ayuden a lograr tu objetivo.

Estas academias pueden ser en modalidad presencial donde tendrás que asistir a clase con tutores y realizar seguimiento presencial para ver tu evolución o a distancia. 

La modalidad a distancia ofrece una serie de ventajas diferentes de la presencial. Si optas por esta modalidad de academia para prepararte para ser administrativo tendrás más flexibilidad, podrás estudiar y trabajar al mismo tiempo o distribuirte tu tiempo de acuerdo a tus horarios y necesidades.

La plataforma virtual te da acceso a tutorización online para que puedas consultar cualquier duda a tus tutores y además podrás acceder desde casa a todo el contenido teórico, banco de test y exámenes para practicar etc.

Campus Training te ofrece un modelo mixto con elementos de modalidad a distancia con la cercanía de un tutor pedagógico que podrás visitar en el centro para reforzar tu proceso de aprendizaje y consultar las dudas que te surjan en el proceso. 

Salidas laborales si quieres ser asistente administrativo

Como asistente administrativo vas a encontrar múltiples salidas laborales que te permitirán trabajar tanto en entidades públicas como privadas.

Como técnico superior de administración y finanzas podrás trabajar como administrativo de oficina, administrativo comercial, administrativo financiero, administrativo contable, administrativo de banca y de seguros, administrativo de recursos humanos, administrativo de la Administración pública, administrativo de asesorías jurídicas, contables, laborales, fiscales o gestorías y técnico en gestión de cobros.

Con un administrativo de grado medio podrás ser auxiliar administrativo, ayudante de oficina, auxiliar administrativo de cobros y pagos, administrativo comercial, auxiliar administrativo de gestión de personal, auxiliar administrativo de las administraciones públicas, recepcionista, atención al cliente, empleado de tesorería o de medios de pago.

Para trabajar como administrativo en el sector público has de superar una oposición y aquí es también muy importante el papel de tu academia.  Las corporaciones locales se encargan de llevar a cabo todas las tareas asociadas a la gestión administrativa del departamento que les es asignado. 

Una vez aprobada tu oposición dominarás también la gestión contable y financiera y poder realizar presupuestos, facturas o gestiones. También te podrás encargar de la tramitación de contrataciones o pedidos en administraciones públicas 

Ahora ya conoces la descripción del cargo de asistente administrativo, qué tipo de funciones y responsabilidades conlleva este perfil y a donde te lleva profesionalmente. Si necesitas una academia a tu medida para prepararte y desempeñar este trabajo, puedes contar con Campus Trainig.