¿Qué perfil profesional debe tener un administrativo?

Un administrativo es un trabajador encargado de la organización, gestión y administración de una empresa o entidad. Para trabajar en este puesto has de tener un determinado perfil profesional que te otorgue habilidades y competencias para desarrollar bien tus funciones. Te contamos en este artículo cómo es el perfil de un profesional administrativo.

¿Cómo debe ser el perfil profesional de un administrativo? Habilidades y requisitos

Si deseas trabajar como administrativo o auxiliar administrativo has de contar con un perfil profesional específico donde además de la formación dispongas de otras cualidades y habilidades organizativas, de comunicación etc. imprescindibles para un trabajo de este tipo.

Un administrativo es la persona encargada de organizar, gestionar, planificar, atender y realizar las tareas administrativas, de soporte y de apoyo a la empresa. Entre sus funciones fundamentales están tramitar documentos, gestionar bases de clientes o comunicarse con ellos.

El perfil profesional es el conjunto de capacidades, aptitudes, habilidades y/o competencias sociolaborales con las que cuenta un profesional, en este caso un profesional del campo de la administración.

Son capacidades que le van a permitir desarrollar las responsabilidades y tareas propias de este perfil en este ámbito de trabajo.

A la hora de elaborar tu currículum es importante tener en cuenta este perfil y resumirlo en un párrafo a modo de introducción. Esto hará que el empleador pueda conocer nuestras habilidades y competencias básicas y así captar su atención.

En una solicitud de empleo con carta de presentación este perfil profesional da una idea general de nuestras competencias y de hacia donde queremos encaminar nuestra carrera o sobre cuáles son nuestros objetivos.

Puedes comenzar tu currículum con el extracto o resumen del perfil donde debes emplear verbos de acción e información específica del trabajo de administrativo que has desarrollado. Recuerda resaltar atributos clave para demostrar tus logros orientados a este puesto de trabajo. Trata de que sea un extracto breve y que recoja las responsabilidades y logros más destacados de tu trayectoria profesional relativos al campo de la administración.

Para ser auxiliar administrativo has de tener también ciertas habilidades que te capaciten para realizar este tipo de tareas. Debes ser una persona con gran capacidad organizativa, habilidades de comunicación para atender a personas tanto telefónicamente como en persona. Has de ser también un profesional flexible y con capacidad para enfrentarse a tareas nuevas, prestar atención a los detalles, planificar y organizar labores…También has de tener cierta capacidad de redacción correcta para redactar informes y documentos, y ser capaz de trabajar bajo cierta presión y llevar a cabo tareas de cierta responsabilidad.

En cuanto a competencias técnicas, como administrativo tendrás que ser capaz de dominar nuevas tecnologías, idiomas, al menos inglés, tener conocimientos básicos de ofimática, ciertas habilidades contables y numéricas y destrezas generales en el área informática.

En la actualidad para un perfil profesional de administrativo las competencias que más se valoran son las informáticas, el dominio de herramientas como office o sistemas de ERP, importantes para acceder a un puesto de trabajo.

Como requisito fundamental también está conocer idiomas a nivel medio y avanzado, principalmente el inglés aunque también pueden ayudar otros como francés o alemán. Por otra parte, se valoran competencias personales como el dinamismo, la discreción y confidencialidad, la capacidad para trabajar en equipo o la flexibilidad laboral.

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¿Cuáles son las funciones de un perfil profesional de administrativo?

Para conseguir un perfil profesional de administrativo has de llevar a cabo también una serie de funciones como son:

• Administrar recursos. Es decir, gestionar los recursos dentro de la empresa de forma eficiente para evitar que se produzcan conflictos o un que un manejo erróneo de la estructura de la administración de la compañía.
• Planificar.  Este profesional debe orientar sobre el manejo de la tesorería de la empresa, un tema básico para tener saneadas las cuentas y estar preparada ante eventualidades o procesos internos o externos como, por ejemplo, una externalización.
• Encargase de los recursos humanos. Un asesor administrativo ha de estar capacitado para manejar, coordinar al personal que forma parte de la empresa. En este sentido es vital, saber calcular y revisar las nóminas, prestaciones, vacaciones, bajas y otros conceptos laborales además de conocer a fondo los impuestos relativos a la propia actividad.
• Realizar trámites administrativos. Un asesor administrativo puede realizar o apoyar los trámites necesarios para crear una empresa como contratos o la liquidación de las prestaciones de índole social. Incluso puede implementar y seguir el reglamento interno de trabajo y seguridad industrial

¿Qué hacer para tener el perfil profesional de un administrativo?

Para convertirte en administrativo puedes optar por dos tipos de enseñanzas: el grado medio de gestión o administrativa o bien el grado superior de administración y finanzas.

Ambas son enseñanzas oficiales y reconocidas por el Ministerio de Educación y FP de dos años de duración y con un módulo de prácticas donde tomarás contacto con el mundo de la empresa y aplicarás lo aprendido.

Como técnico superior de administración y finanzas podrás trabajar como administrativo de oficina, administrativo comercial, administrativo financiero, administrativo contable, administrativo de banca y de seguros, administrativo de recursos humanos, administrativo de la Administración pública, administrativo de asesorías jurídicas, contables, laborales, fiscales o gestorías y técnico en gestión de cobros.

Con un administrativo de grado medio podrás ser auxiliar administrativo, ayudante de oficina, auxiliar administrativo de cobros y pagos, administrativo comercial, auxiliar administrativo de gestión de personal, auxiliar administrativo de las administraciones públicas, recepcionista, atención al cliente, empleado de tesorería o de medios de pago.

Para trabajar como administrativo en el sector público por ejemplo como administrativo en corporaciones locales, has de superar una oposición y aquí es también muy importante el papel de tu academia.  Las corporaciones locales se encargan de llevar a cabo todas las tareas asociadas a la gestión administrativa del departamento que les es asignado. 

Por lo general, estas son las pruebas a las que tendrás que enfrentarte si quieres superar las oposiciones de administrativo.

• Una prueba teórica. Suele ser un cuestionario tipo test sobre el temario exigido en las bases de la convocatoria. También pueden pedirte el desarrollo de un tema tanto escrito como oral o preguntas cortas. 
• Supuestos prácticos. Tendrás que resolver un supuesto práctico de hecho sobre el que te harán una serie de preguntas para aplicar la teoría estudiada en el temario. También puede consistir en la redacción de un documento administrativo. 
• Test psicotécnicos. En este apartado tendrás que enfrentarte a test de inteligencia abstracta, de capacidad verbal, numérica, de razonamiento, etcétera. 
• Prueba de informática. En esta prueba has de demostrar la capacidad, rapidez y destreza sobre el programa o programas que en la convocatoria se exijan. Los más comunes son Word, Excel y Access.

Para superar estas pruebas, especialmente las teóricas vas a tener que formarte y estudiar un temario compuesto por temas de Derecho Constitucional, Derecho Administrativo, Derecho Financiero, Derecho Sanitario, Función Pública, Régimen Local, Seguridad Social u Organización de oficinas públicas.

En caso de que se trate de un concurso-oposición además de las superar las pruebas se valorarán tus méritos que pueden venir de la experiencia previa de servicios presentados a la Administración pública o a organismos dependientes.  También se tendrá en cuenta méritos de formación en el sector y de conocimiento de idiomas extranjeros. La fase de concurso será realizada por los aspirantes que hubieran superado los ejercicios eliminatorios de la fase oposición, valorándose los méritos

Si quieres presentarte a las oposiciones de administrativo debes conocer de antemano qué requisitos has de cumplir para poder hacerlo. Te los contamos:

• Tener cumplidos los 16 años y no haber alcanzado la edad de jubilación.
• Poseer la titulación de diplomado o grado en Trabajo Social.
• No haber sido separado, mediante expediente disciplinario, del servicio de cualquiera de las Administraciones Públicas.
• Haber ingresado los derechos de examen.
• Poseer nacionalidad española o la nacionalidad de los Estados miembros de la Unión Europea.
• No padecer enfermedad, ni estar afectado por limitación física o psíquica que sea incompatible con el desempeño de las correspondientes funciones.

Deberás reunir todos estos requisitos en la fecha en que finalice el plazo de presentación de instancias de esta convocatoria.
Si tu nacionalidad no es española deberás acreditar, igualmente, no estar sometidos a sanción disciplinaria o condena penal que impida el acceso a la función pública.

Una vez aprobada tu oposición para auxiliar administrativo de un ayuntamiento o de otra entidad estatal dominarás también la gestión contable y financiera y poder realizar presupuestos, facturas o gestiones. También te podrás encargar de la tramitación de contrataciones o pedidos en administraciones públicas.

En este proceso es importante que elijas una buena academia de oposiciones. Te explicamos uno a uno los requisitos para acertar al elegir entre todas las academias de oposiciones de esta especialidad.

• Contenido especializado. Las oposiciones de auxiliar administrativo tienen algunas particularidades. Lo fundamental es que tu academia online disponga de personal docente especializado en las materias que vas a estudiar para ser funcionario. 
• Método de planificación. Antes de ponerte a estudiar deberás realizar una exhaustiva planificación temporal del contenido de la oposición. Tu academia puede ayudarte tanto a realizarlo como a cumplirlo con éxito. 
• Seguimiento a tu medida. Asegúrate de que vas a tener a tu alcance una atención y tutorización personalizadas, que podrás consultar todo tipo de dudas en cualquier momento tanto de forma presencial como online. Además, has de contar con un plan de estudio y seguimiento de tu academia. La evaluación debe ser continua.
• Buen temario y recursos. Comprueba que el temario está totalmente completo y actualizado en función de la última convocatoria. Tu academia debe disponer de bancos de test online y exámenes de otras convocatorias para que pongas a prueba tus conocimientos y te prepares para el examen final.
• Reputación. Este punto puede darte una idea de tus posibilidades de éxito. Ten en cuenta el índice de alumnos aprobados en anteriores convocatorias de tu oposición. Si es alto, es probable que tengas más opciones de convertirte en funcionario. 
• Flexibilidad. Una buena academia de oposiciones a auxiliar administrativo ha de ser flexible y adaptarse siempre a tu ritmo, tanto si asistes a clases presenciales como si solo puedes estudiar en modalidad online.

Ahora ya sabes cómo es el perfil profesional de un administrativo, qué debes hacer para tenerlo y trabajarlo y cómo desarrollar tus competencias profesionales para este tipo de trabajo. Si necesitas ayuda para lograrlo, puedes contar con Campus Training. Te ayudamos a conseguirlo.