Dictado Microsoft Word

Office y su programa Microsoft Word es uno de los procesadores de texto más usados en el mundo entero por su sencillez y versatilidad. 

Si quieres dictar un texto en Microsoft Word, tomar apuntes, preparar un borrador o incluso desarrollar documentos mientras hablas existe la posibilidad de hacerlo con el dictado de Microsoft Word que te permite trasladar textos sin necesidad de teclearlos. En este artículo te explicamos en detalle cómo funciona esta aplicación, cómo debes usarla y cuáles son sus principales ventajas e inconvenientes.

¿Qué es el dictado de Microsoft Word y cómo usarlo?

El dictado por voz es unos de los trucos de Microsoft Word que más ventajas ofrecen y que más nos puede facilitar la escritura de textos. Si tienes un ordenador portátil y también de sobremesa, es posible que disponga de un micrófono que servirá para dictar el texto y escribirlo de forma automática en Word.

Dictado de Microsoft es un desarrollo del grupo de I+D de la compañía, Microsoft Garage. Se trata de una herramienta que se integra en algunos de los programas más conocidos de la marca, como es el caso de los que forman la suite Microsoft Office: Word, PowerPoint y Outlook.

Esta funcionalidad está presente en todos los ordenadores desde la actualización de Windows 10 y se puede usar por tanto de forma mayoritaria. Estos son los pasos básicos para activar el dictado de Microsoft Word y emplearlo correctamente.

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Cómo usar el dictado de Microsoft Word 

Lo primero que debes hacer es abrir el programa e ir a inicio y luego dictado o bien pulsar en el teclado la combinación Windows + h. Se mostrará una pestaña superior donde poder activar el dictado en línea y podrás desactivarlo presionando en el teclado el mismo comando de Windows + h. La primera vez puede ser necesario conceder permiso al navegador o a la aplicación para utilizar el micrófono.

La otra opción de la que hablamos al comienzo es abrir Word, buscar la palabra opciones en la parte inferior, buscar “personalizar cintas de opciones”, abrir la pestaña de comandos más utilizados y clicar en “todas las pestañas”, elegir inicio y escoger la opción voz, en la segunda celda elegir inicio y pulsar agregar y aceptar. 

Una vez activada la función e dictado para Word nos ahorraremos una gran cantidad de tiempo a la hora de tomar apuntes, transcribir entrevistas y realizar otras tareas de escritura que deseamos hacer en el menor tiempo posible.  

Microsoft permite utilizar el dictado en diferentes idiomas y variantes regionales. Entre los idiomas disponibles actualmente se encuentran español de España, español de México, inglés, francés, alemán, italiano, portugués, chino y japonés.

Otra de las novedades importantes es que Word puede ofrecer puntuación automática en los idiomas compatibles. De esta forma, el sistema puede intentar determinar dónde colocar determinados signos a partir de la forma de hablar y de las pausas. También es posible introducir manualmente signos de puntuación o correciones mediante comandos de voz. Por ejemplo, Microsoft contempla instrucciones como “eliminar”, “eliminar eso”, “eliminar última palabra” o “eliminar última frase”, además de otras relacionadas con el formato y la creación de listas o incluso comandos para editar, dar formato y estructurar documentos.

Todo lo que dictamos al ordenador puede que no se escriba del todo perfecto por lo que es muy recomendable revisar todo el texto dictado para corregir posibles fallos de ortografía, gramática o de sintaxis.  

Es recomendable utilizar el dictado de Microsoft Word en total silencio para que el micrófono solo capte nuestra voz y pueda descifrar con claridad las palabras para luego transcribirlas. 

La función de Dictado es accesible para todos los usuarios si usan la versión web de Office o las aplicaciones que se pueden descargar en iOS y Android. Para los que usan macOS y Windows se requiere una suscripción a Microsoft 365.  

¿Cuáles son las ventajas de usar el dictado de Microsoft Word?

Si vas a usar el dictado de Microsoft Word para transcribir textos debes saber que emplear esta herramienta tiene una serie de ventajas que harán tu trabajo mucho más sencillo. Entre otras están estas:

• Es un sistema más rápido que mecanografiar. El sistema de dictado por voz permite escribir cualquier cosa mucho más rápido y te ahorrarás tiempo en el proceso, especialmente si no eres muy rápido mecanografiando.
• Es un proceso más cómodo que teclear. Escribir en el teclado requiere estar sentado y esta posición puedes causar molestias a largo plazo en la espalda. El dictado lo puedes hacer desde cualquier lugar y de forma más cómoda. 
• Permite dictar mientras realizas otra tarea. El dictado de Microsoft Word es una forma cómoda que te permite la posibilidad de dictar un texto mientras haces otra tarea sencilla o que requiera movimiento.
• Mejora los textos al leerlos en voz alta. Al dictar un texto vamos a ver cómo suena y a detectar más fácilmente posibles fallos o errores. Además, al leerlos podrás aportar a tus textos más ritmo y musicalidad y a podrás realizar los cambios que consideres oportunos.
• No se te olvidan las ideas. Al dictar un contenido es posible que se te vayan ocurriendo nuevas ideas que puedes decir en alto y anotar de forma más sencilla que si tienes que escribirlas todo el tiempo.
• Facilita la elaboración de borradores. En lugar de preocuparte inicialmente por cada frase, puedes centrarte en desarrollar las ideas y revisar posteriormente el texto.
• Puede resultar útil para la accesibilidad. La introducción de texto mediante voz ofrece una alternativa al teclado para personas que tienen dificultades para utilizarlo o que prefieren otras formas de interacción.
• Permite trabajar con comandos de voz. Además de convertir la voz en texto, las versiones compatibles permiten utilizar instrucciones para introducir signos, crear listas o realizar determinadas acciones de edición.

Además de estas ventajas el sistema de dictado de Microsoft Word puede tener alguna desventaja como son las siguientes:

• Puedes corregir más que escribir. Si no tienes claro el texto que deseas escribir, es posible que vayas corrigiendo sobre la marcha y por tanto que el texto quede imperfecto y lo tengas que revisar a fondo.
• No todas las funciones están disponibles en todos los idiomas. Microsoft ofrece diferentes idiomas y algunas opciones pueden variar en función de la lengua seleccionada.
• Necesita unas condiciones adecuadas para funcionar correctamente. El ruido ambiental, una mala calidad del micrófono o una conexión a Internet poco fiable pueden afectar al resultado del dictado en Microsoft 365.
• Todo el mundo te oirá mientras dictas. Este sistema te obliga a hablar en voz alta y por ello todo el mundo de tu alrededor te escuchará si no estás solo. 
• No es un sistema perfecto. Comete errores a la hora de la transcripción. Suele confundir algunas palabras o no identificar otras poco comunes, como los nombres de personajes, sobre todo si son inventados.
• La puntuación automática no sustituye a la corrección humana. Aunque Word puede interpretar pausas y añadir determinados signos automáticamente, el resultado debe revisarse antes de dar por terminado un documento.

Ahora que ya sabes cómo es el dictado de Microsoft Word y cómo debes emplearlo si quieres transcribir cualquier texto con buenos resultados de forma sencilla y cómoda, te recomendamos que eches un vistazo a los cursos de administración de Campus Training donde aprenderás a manejar como un profesional el paquete Office.