El protocolo empresarial y el secretariado de dirección

El protocolo empresarial es un documento que recoge las normas sociales y formales de una compañía. ¡Entra aquí y consulta los detalles!
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Andrea Perez Presedo
Andrea Perez Presedo 15 de febrero de 2021

¿Te gustaría trabajar como parte del secretariado de dirección de una empresa? Hoy te acercamos el concepto de protocolo empresarial, algo fundamental para que puedas convertirte en un profesional del secretariado.

Y recuerda que si lo que buscas es una formación completa y orientada al mundo laboral, no puedes pasar la oportunidad de consultar nuestro curso de secretariado de dirección.

 

¿Qué es el protocolo empresarial?: la importancia en el secretariado de dirección

Si aspiras a conseguir un puesto como secretario/a de dirección, deberás saber que trabajarás muy próximo a los directivos de la empresa. Por ello se espera que conozcas un mínimo de las normas de protocolo.

Para poder garantizar la imagen corporativa deseada, las empresas han optado en los últimos años por incluir un protocolo empresarial. Se trata de un documento en el que se agrupan las diferentes normas sociales y formales que se espera se acaten como miembro y trabajador en dicha compañía.

 

Todos unidos en la misma misión

El protocolo busca unificar la imagen y comportamiento de una empresa, asegurándose que todos sus miembros siguen las mismas normas y ofrecen a clientes y competidores la imagen deseada. El protocolo empresarial variará en función del tipo de empresa y también puede especificar normas a determinados colectivos.

El secretariado de dirección, por su cercanía a los jefes de la empresa, suele recibir las normas más estrictas en cuanto a apariencia y comportamiento.

 

Los elementos del protocolo empresarial

Ahora que ya sabes qué es el protocolo empresarial y su importancia en el secretariado de dirección, veamos qué elementos contempla y sobre los que impone una serie de normas.

 

La vestimenta del secretariado en el protocolo empresarial

Si bien cada compañía se reserva el derecho de establecer las normas de vestimenta, lo más habitual es que se indique la necesidad de acudir al puesto de trabajo con ropa que no sea inapropiada. Se descarta así la ropa deportiva o de fiesta.

También podemos encontrar protocolos empresariales en los que se indique la necesidad de acudir con tacones bajos -en el caso de mujeres- y corbata -para hombres.

Además siempre se pedirá que las prendas estén limpias y sean de la talla adecuada a la personas.

 

El protocolo de visitas a empresas

Esta parte es fundamental dentro de un protocolo empresarial. En él se explicará cómo proceder ante la llegada de un visitante:

  • La forma en dirigirse a él. Por ejemplo se puede descartar el tuteo, optando por más formalismos.
  • Ofrecerle nada más llegar un vaso de agua y algo de comer.
  • Ser cordial y amable en todo momento.
  • Requerir sus datos y evitar su paso directo a la sala de dirección.
  • Evitar hablar de temas personales. Mantener, así, una relación estrictamente profesional.

Como parte del secretariado de dirección, recibir a las visitas será una de tus funciones diarias. Deberás asegurarte siempre de hacerlas sentir cómodas y, sobre todo, de gestionar su paso a la dirección.

 

Protocolo de llamadas

Los secretarios y secretarias de dirección suelen ocuparse de la recepción de llamadas. Muchas empresas optan por establecer en el protocolo empresarial cuáles han de ser las frases clave que siempre se han de decir.

  • Empresa ABC, buenos días señor/señora
  • Mi nombre es Marta, ¿cómo puedo ayudarlo?
  • Comprobaré los datos, por favor no se retire.
  • Gracias por llamar a Empresa ABC
  • Que tenga un buen día, señor/señora

Esto es solo un ejemplo de frases destacables que puede que requieran que pronuncies en el trabajo diario como secretario.

 

Protocolo para eventos de empresa

Muchas compañías organizan eventos de empresa donde se espera que se sigan también las líneas propuestas en el protocolo empresarial. De esta forma, sobre este aspecto suelen indicarse especificaciones adicionales.

Al tratarse de ocasiones especiales puede indicarse una norma de vestimenta nueva, así como indicar el tipo de comida o bebidas que se pueden servir.

Si dichos eventos son para personas externas de la empresa y requieren tus servicios como miembro del secretariado de dirección, es probable que debas ocuparte de cuestiones como la organización y la gestión in situ de la lista de asistentes.

 

Los objetivos de un buen protocolo empresarial

El protocolo empresarial es una herramienta fundamental tanto de organización como de comunicación a nivel interno y externo. Seguir un mismo protocolo permite a una compañía afianzar su imagen y servicios.

De cara a los competidores, muestra su fuerza como bloque de trabajadores; de cara a los clientes, demuestra profesionalidad y buena imagen. El corporativismo es clave en el siglo XXI y todos los integrantes de la compañía deben hacer el esfuerzo de seguir dicho protocolo.

 

Gestión del protocolo empresarial

Además de tener que seguir lo que se establezca en el protocolo de tu empresa, como secretario de dirección es muy probable que tengas participación en la elaboración o modificación del mismo. Como ya sabrás, entre tus funciones como secretariado de dirección se encuentra la redacción de documentos y gestión de los mismos.

De esta forma, habrá días en los que tengas que enviar un comunicado interno recordando determinadas medidas del protocolo. ¡Fundamental que te familiarices con él!

 

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Andrea Perez Presedo
Andrea Perez Presedo 15 de febrero de 2021
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