Funciones Secretaria Dirección

En este artículo analizamos en profundidad cuáles son las funciones de una Secretaria de Dirección. Como verás, este tipo de profesionales tienen que ser unos auténticos todoterrenos en su trabajo diario. Si te interesa esta profesión, ahora podrás conocerla un poco más de cerca.

¿Qué es una secretaria de dirección?: Descripción y origen de la profesión

Toda empresa o grande compañía logra el éxito gracias al trabajo de los diferentes empleados que contribuyen a mantener un correcto funcionamiento de la institución. Dentro de este conglomerado de profesionales, una secretaria de dirección juega un papel fundamental al actuar como asistente de los altos cargos.

Y es que los directores de empresa tienen a su cargo múltiples tareas, por lo que no resulta sencillo proponer una autogestión de sus agendas, teléfono de empresa u otros recordatorios o gestiones varias. Es aquí donde aparece la necesidad de la figura de una secretaria de dirección.

Si bien su uso predominante es en femenino, esto responde a una cuestión histórica. Las mujeres eran las encargadas de ser secretarias, sin poder alcanzar nunca posiciones de poder. El tan famoso techo de cristal. La realidad es que, hoy día, a pesar de la extensión del término secretaria, son muchos los secretarios que ejercen en las antesalas del poder empresarial.

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Funciones Secretaria Dirección: polivalencia y profesionalidad

Las funciones de una Secretaria de Dirección son realmente amplias y variadas. Además, debes tener en cuenta que no en todas las empresas van a desarrollar exactamente las mismas tareas.

De todos modos, algunas de las funciones más importantes del puesto de Secretaria de Dirección son las siguientes:

• Organización y gestión de agenda (citas, reuniones, viajes, etc.), estableciendo para ello los contactos y comunicaciones necesarias.
• Redacción, procesado y clasificación de correspondencia postal o electrónica.
• Recepción y procesado de llamadas telefónicas del área de dirección.
• Gestión y archivo de documentos.
• Organización y gestión de eventos corporativos y de todo tipo de reuniones.
• Atención al público, tareas de representación y relaciones públicas en el área de dirección.
• Transmisión de órdenes de la dirección, supervisando su adecuada ejecución.

La polivalencia es clave en una Secretaria o Secretario de Dirección

De todos modos, este listado no es exhaustivo, ya que la Secretaria de Dirección puede desarrollar muchas otras tareas. Por tanto, estas profesionales tienen que ser realmente polivalentes y saber administrar bien su tiempo para ofrecer un excelente rendimiento en el puesto de trabajo.

Formación necesaria para asumir las funciones de Secretaria de Dirección

A la vista del gran abanico de funciones de este tipo de profesionales, cuanto mejor sea tu formación, más eficazmente podrás desarrollar tu trabajo.

En este sentido, algunos de los principales aspectos en que podrías formarte son los siguientes:

• Curso de Secretaria de Dirección, para adquirir las habilidades esenciales de este perfil profesional.
• Idiomas. El inglés es el mínimo exigido en cuanto a perfil lingüístico. No obstante, si quieres tener acceso a una buena carrera profesional, deberías al menos conocer un idioma adicional (francés o alemán son las opciones más habituales).
• Formación adicional en organización de tareas, gestión del tiempo y similares, que te serán de gran utilidad en el desarrollo diario de las funciones de Secretaria de Dirección.
• Cursos de gestión documental y archivo, gestión contable y tratamiento de información, de forma complementaria.
• Informática. Sin duda, los conocimientos informáticos son absolutamente imprescindibles hoy en día para desarrollar las funciones propias de una Secretaria de Dirección. Así, la mayoría de comunicaciones se realizan por medios electrónicos, al igual que la gestión de facturas y muchos otros documentos en el día a día de cualquier empresa.

Aptitudes para el desarrollo de este trabajo

Algunas de las aptitudes o rasgos de carácter que pueden ser interesantes de cara a desarrollar las funciones de Secretaria de Dirección son las siguientes:

• Al tratarse de un trabajo de asistencia a superiores deberás esforzarte por ser una persona metódica y organizada, capaz de tener siempre al día los documentos y citas que debas comunicarle a tu jefe. El uso de agendas y calendarios te será de verdadera utilidad.
• Se espera que seas una persona comunicativa y agradable en el trato. Pasarás muchas horas ejerciendo como principal toma de contacto con el directivo al que asistas ya que será tu cometido recibir visitas o tomar recados de otros departamentos. Además, deberás ser clara y concisa a la hora de comunicarle recados a tu jefe.
• Has de ser flexible. Aunque se marque una jornada laboral concreta, es probable que tengas que estar disponible en todo momento ante cualquier emergencia que pudiera suceder.
• Demuestra que eres una persona con ganas e iniciativa propia. Siempre se agradecerá que demuestres tu capacidad para implementar todo tipo de acciones que consigan mejorar tus flujos de trabajo y, consecuentemente, el resultado de cara a tus superiores.
• El trabajo en equipo siempre será un plus. Aunque las secretarias de dirección suelen trabajar en solitario, siempre te ayudará contar con una red de contactos que te facilite las diferentes tareas. Ser capaz de trabajar en equipo es beneficioso en todos los sectores.

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Como ves, las funciones de una Secretaria de Dirección en 2024 son tan amplias que resulta imposible hacer una lista cerrada. Cada sector, cada empresa e, incluso, cada directivo o directiva, requerirán un perfil profesional específico para llevar a cabo las tareas necesarias para su gestión diaria.

Por tanto, si eres una persona polivalente y con capacidad de adaptación, seguro que encajarás muy bien en este tipo de trabajo. En nuestra academia encontrarás la formación que necesitas para completar tu CV y optar a este puesto de trabajo. ¡Pídenos información sin compromiso a través del formulario de contacto!