Software gestión hotelera

En este artículo te explicamos cómo es el software de gestión hotelera y cómo puedes usarlo para marcar la diferencia. ¿Comenzamos?
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Marta Sánchez Galindez 2 de noviembre de 2021

    Si te gusta el mundo de la hostelería y eres una persona organizada, seguro que trabajar en gestión hotelera es lo tuyo. Actualmente existen en el mercado multitud de opciones comerciales para implementar un software de gestión hotelera con éxito que te ayudará a manejar mucho mejor el establecimiento y las demandas de los clientes y proveedores. En este artículo te explicamos cómo es ese software y cómo puedes usarlo para marcar la diferencia en la gestión. ¿Comenzamos?

     

    Estos son los principales programas de software de gestión hotelera

    Los programas de software de gestión hotelera son aplicaciones informáticas que permiten gestionar una gran variedad de funciones propias de un establecimiento hotelero. Estos programas posibilitan realizar con más agilidad las tareas administrativas por parte del personal del hotel y también conseguir un mayor número de reservas. 

    Además, dan la opción de manejar gran cantidad de información de todas las áreas del hotel de forma sencilla y pueden ser configurados en función de las demandas, necesidades y exigencias que cada hotel tenga por parte de las personas formadas para trabajar en esta área.

    Si eliges un buen software de gestión para tu hotel que cumpla todas las funciones independientemente del tamaño del hotel, las instalaciones o el número de huéspedes, vas a tener un gran trabajo hecho y podrás diferenciarte de la competencia. 

    A la hora de elegir un buen software de este tipo, es importante saber elegir entre la gran variedad de oferta que hay en el mercado. Te detallamos algunos de los más importantes y sus características fundamentales:

    • CTM SOFTWARE

    Se trata de un software con casi 20 años de experiencia en el mercado. Te permite usar el ERP sin inversión inicial, solo pagando por los meses que lo necesites. Te da información precisa de cara área del hotel, y te asesoran durante el tiempo de uso sobre las mejores prácticas del ERP. Además, permite formar al personal de forma rápida en este software y por tanto rotar más y ampliar plantilla si se necesita. Otras ventajas de este software es que es fácil e intuitivo, reduce errores, facilita dar una respuesta rápida a clientes y detrás del mismo hay personal con amplio conocimiento del sector hotelero. 

    • SIRVOY

    Este es un programa ideal para alojamiento de 1 a más de 100 habitaciones, desde hoteles, hostales, apartamentos etc. Opera desde la nube y en idioma español y cubre una amplia gama de funcionales como la gestión de reservas y recepción, el mantenimiento del hotel incluyendo la gestión de limpieza, el channel manager etc.

    Entre sus funcionalidades esenciales destacan la gestión de reservas y recepción, el mantenimiento del hotel incluyendo la gestión diaria de la limpieza…

    • HOTELIGA

    Este sistema de gestión hotelera es ideal para gestionar las operaciones de un hotel de forma sencilla. Se ejecuta en la nube y permite al propietario gestionar su local desde cualquier lugar. Se puede usar con dispositivos móviles de forma correcta y testada. Entre las muchas funcionalidades de Hoteliga están la de calendarios de reservas interactivos o imprimir y exportar una gran variedad de informes útiles con gráficos atractivos sobre ventas, pagos, reservas, etc. Permite gestionar relaciones con las  agencias de reserva, controlar el precio y monitorizar el flujo de reservas, controlar ingresos y saldos o hasta generar horarios de limpieza.

    Podrás gestionar las reservas y enviar correos de confirmación y además te permite conectar automáticamente con la plataforma de reservas online que elijas.

    • ACI HOTEL

    Se trata de un programa que permite una amplia gama de funcionalidades, por ejemplo reservas de operadores turísticos, agencias, empresas y particulares, previsiones de ventas, sistemas automáticos de checking, planning y booking interactivos.

    Te permite obtener listados de recepción, llegadas, salidas, cierres de turno, facturación y cobros. Además, con Aci Hotel puedes gestionar tarifas y contratos, previsión de ocupación, informes, créditos, anticipos. Es una herramienta que te ofrece realizar estadísticas de ocupación, personas, nacionalidad y realizar comparativas entre diferentes años. 

    • MASTERYIELD

    MasterYield Property Management System es un programa de gestión de alojamientos turísticos adaptados a las necesidades del sector y que ofrece las más novedosas técnicas de marketing y ventas.

    La gran diferencia es que se trata de un software diseñado por hoteleros para hoteleros y por tanto de una herramienta completa e integral. 

    MasterYield integra el channel manager y el motor de reservas y realiza actualizaciones de disponibilidad y precios de forma automática. Esto es debido a que incorpora un sistema automático de Revenue Management programable por el hotelero y adaptable a cualquier tipo de alojamiento.

    El programa puede cambiar precios, cerrar/abrir ventas, determinar restricciones… y todo desde una sola pantalla. Es un software avanzado que no tiene gastos de diseño y asequible para grandes y pequeños establecimientos con presupuestos adaptados a cada uno. 

    • KYMBOO

    El sistema cloud de Kymboo Hotel proporciona todas las herramientas para la gestión integral, distribución de precios y disponibilidad de tu establecimiento hotelero. Este software permite controlar todos los contenidos de tu pagina web y optimizar contenidos para tener más visibilidad y tener más reservas desde la web.

    Entre las ventajas de este sistema están además la visibilidad en todas las páginas de reservas, planning de reservas, channel manager con todos los portales, seguimiento de clientes y fidelización, configuración de ofertas o sistema de recepción mediante ipad. 

    • NEWHOTEL

    Este programa te ofrece la gestión hotelera más completa en la  nube. Si lo usas podrás definir los servicios o productos que se cobrarán en diferentes monedas y con cualquier sistema fiscal. Permite cambiar toda la actividad de recepción del día a día como transacciones, pagos, cancelaciones, datos de entrada… También puedes ver el panel con la totalidad de los gráficos o reconectar múltiples usuarios del sistema al mismo tiempo. Con este programa el manejo de reservas será más simple e intuitivo.

    • ÓPERA

    OPERA es una plataforma de gestión hotelera abierta y flexible. Se adapta a los requisitos de cualquier establecimiento, desde pequeños hoteles boutiques hasta cadenas hoteleras. 

    Este sistema permite adoptar y ampliar las capacidades a medida que el negocio evoluciona. Es posible integrar Ópera con los sistemas empresariales para obtener procesos tecnológicos conectados y sin contratiempos.

    • WINHOTEL

    Winhotel es una herramienta de gestión hotelera  fácil e intuitiva. Combina las tecnologías NET y Microsoft SQL y cuenta con con amplia galería de informes y una gran cantidad de integraciones.

    • GREENHOTEL

    Este software de gestión es completo, fácil de implementar, flexible e intuitivo, Greenhotel incluye varias aplicaciones que complementan la gestión de un complejo hotelero. Estas aplicaciones permiten compartir los datos de clientes y traspasar cargos en tiempo real a las habitaciones en que estén alojados. Además, ofrece la posibilidad de enlazar con interfaces de Pay TV, HotSpot Wifi o centralita telefónica para registrar y facturar sus tarificaciones. Permite enlazar con los principales canales de distribución y gestionar las reservas de cualquier canal online de forma automática.

     

    Requisitos y funciones de un software de gestión hotelera

    Cualquier programa de software de gestión hotelera han de contar con una serie de requisitos importantes a la hora de elegirlos y de su funcionalidad. Estos son los principales:

    • Debe ser fácil de usar
    • Ha incorporar actualizaciones  con funcionalidades extras para adquirir o o no según tus necesidades.
    • Debe adaptarse a la evolución de tu negocio sin dificultades.
    • Ha de adaptarse también a cualquier modalidad de hotel o a cualquier modelo de comercialización y distribución del producto.
    • Debe ser compatible con otros programas informáticos, propios o de terceros.
    • Ha de tener una rápida integración entre los diferentes sectores del hotel, como el front desk, channel manager, back office, compras, almacén, restaurante, entre otros-
    • Debe ser poderoso en su integración de diversas funcionalidades, como la gestión de clientes “CRM”, las centrales de reserva “CRS” y los sistemas de check-in y check-out, para que entre ellos puedan intercambiar datos de manera automatizada. 

    Si es así la gestión será mejor porque el sistema aporta información valiosa a la empresa que le permita crecer y conseguir beneficios en su sector.

    Como hemos visto, cualquiera de los programas de gestión de reservas que hemos señalado ha de cumplir unas funciones básicas y comunes a todos ellos que son:

    • Gestionar las reservas. Automatizan el proceso de reserva y te ahorras tareas administrativas. No tendrás reservas de más y podrás mejorar la experiencia de tus clientes.
    • Conseguir reservas directas. Permiten conseguir que te reserven a través de un sitio web y por tanto maximizarás los ingresos de esas reservas.
    • Gestionar canales. Permiten crear una estrategia de distribución diversificada que permite atraer más reservas mediante la asociación con otros agentes del sector como son agencias de viajes online y sistemas de distribución global.
    • Mejorar tu presencia en el sitio web hotelero. Te ofrecen la posibilidad de tener una web limpia, atractiva y fácil de usar a la que lleguen tus huéspedes de forma más sencilla y por tanto a conseguir más reservas. 

     

    Cómo prepararse para trabajar en gestión hotelera

    Si quieres dedicarte a la gestión hotelera, lo más importante es que comiences por una formación a tu medida y de calidad. Para ejercer esta profesión existen varias vías formativas. Por un lado, puedes formarte con un FP superior de gestión de alojamientos turísticos. En esta formación vas a aprender a organizar y controlar establecimientos de alojamiento turístico, aplicando las políticas empresariales establecidas, controlando objetivos de los diferentes departamentos, acciones comerciales y los resultados económicos del establecimiento y prestando el servicio en el área de alojamiento.

    Otra opción para trabajar como recepcionista es optar por un curso específico en este sector que te ofrecen centros privados como Campus Training. En este curso te vas a capacitar para gestionar las reservas de un hotel de una manera eficaz, formalizar las entradas y salidas de los clientes y ofrecerles la información que necesiten o gestionar la documentación presentada en la recepción y remitirla al departamento correspondiente. 

    Además, sabrás cómo tramitar las posibles reclamaciones de los clientes, velar por su seguridad, llevar a cabo servicios de correspondencia y mensajería o atención telefónica. Podrás informar a esos clientes de todos los aspectos de interés cultural que puedan interesarles en su viaje o visita.

    En el contenido teórico del curso para ser recepcionista de hotel abordarás también asignaturas como operaciones de recepción, gestión informática hotelera, establecimiento hotelero, además de prevención de riesgos laborales, idiomas, calidad de servicio y atención al cliente o gestión informática hotelera. 

    Una parte importante de tu camino formativo para trabajar en un hotel son las prácticas formativas en empresas tras realizar tus estudios teóricos. Muchas escuelas y centros como Campus Training tienen ya convenios firmados con empresas del sector. Los alumnos que estudian el curso de recepcionista, una vez finalizados los contenidos teóricos, pueden acceder a un período de prácticas de una duración variable.

    En estas prácticas podrás aplicar los conocimientos adquiridos y verás el día a día del trabajo en la recepción de un hotel o de un alojamiento turístico. Deberás contar con la supervisión de un tutor que deberá establecer y acotar las tareas a realizar. Las prácticas te servirán para conocer en qué funciones te encuentras más cómodo o cuáles se te dan mejor para desarrollar tu carrera. Es importante que el curso que realices incluya estas prácticas, tanto si en modalidad presencial como a distancia. 

    Además, las prácticas formativas son una gran vía de inserción laboral para los alumnos que las hacen. Las cadenas hoteleras o empresas turísticas que ofrecen esta posibilidad de prácticas suelen tener una bolsa de trabajo a la que podrás acceder al finalizarlas. Esto es una posibilidad de conseguir trabajo y comenzar a desarrollar tu carrera profesional en el sector hotelero una vez finalices tu formación. 

     

    Consejos para elegir formación adecuada de gestión hotelera

    Lo importante a la hora de elegir formación en gestión hotelera es que se adapte a tus necesidades. El curso debe adaptarse a tu tiempo y ritmo y ser lo más flexible posible. Puedes optar por la modalidad presencial asistiendo a clase a un centro educativo en Madrid donde recibirás clases por parte del equipo docente. Si no tienes tiempo para asistir a clase y deseas compaginar el estudio con otros compromisos debes elegir la modalidad a distancia para ser recepcionista de hotel.

    La modalidad a distancia te permite una serie de ventajas respecto a la presencial. Por ejemplo, tendrás un soporte online para consultar tus dudas vía email o incluso por teléfono a los tutores. El plan de estudios se adapta a tu tiempo y a tus necesidades, dispondrás además de tutorías personalizadas con asesores pedagógicos y te ahorrarás desplazamientos a centros de estudios y por tanto tiempo y dinero. 

    En el caso de Campus Training nuestro curso para ser recepcionista de hotel se divide en ocho módulos teóricos que deberás superar. Además, tendrás acceso a una parte de prácticas formativas en empresas del sector. Se trata de una formación de entre 60 y 300 horas gracias al convenio entre Campus Training y empresas turísticas. 

    A la hora de elegir un curso para ser recepcionista asegúrate de que cuenta con prácticas en empresas del sector una vez finalizado el curso. Debe tener una metodología fundamentalmente práctica que te permitirá ver de cerca cómo se trabaja en el sector turístico y acceder al mercado laboral con facilidad.

    Ten en cuenta también que la formación para ser recepcionista de hotel te debe ofrecer recursos para trabajar tus habilidades de comunicación ya que la atención y orientación al cliente es clave en este trabajo. Además, deberás aprender el funcionamiento y organización de un establecimiento hotelero y realizar tareas de organización y gestión así como de coordinación de los alojamientos. 

    Los idiomas también son una parte importante de tu formación en un curso de recepcionista de hotel. Te darán habilidades para comunicarte con clientes de diferentes partes y un plus para encontrar trabajo más fácilmente. 

     

    Salidas profesionales dentro de la gestión hotelera

    El sector turístico es uno de los que más se ha desarrollado en los últimos años en España y de los que cuenta con mayor demanda laboral. Vivimos en una sociedad orientada al ocio y el sector está en constante renovación con ofertas variadas que exigen perfiles profesionales también variados en la gestión hotelera.

    El de recepcionista de hotel es uno de los más buscados y ya no solo en las épocas de verano o vacaciones sino que en España se demande este tipo de perfil durante todo el año. Esta formación te capacita para desarrollar una profesión altamente demandada en el mercado laboral español. Es una profesión especialmente estable en hoteles de ciudades ya que no están sometidos a la estacionalidad como en las zonas turísticas. Por tanto, en este tipo de hoteles tu contrato no va a ser temporal y podrás acceder a un trabajo durante todo el año con posibilidades de mejora y promoción.

    Además, como recepcionista hotelero podrás trabajar en hoteles muy diferentes entre sí como los situados en estaciones de esquí, balnearios, ciudades, montañas, complejos de golf, zonas de ocio o zonas turísticas.

    Si quieres ser recepcionista de hotel has de poner mucha atención a las tareas y funciones  básicas que vas a desempeñar como por ejemplo:

    • El check-iny el check-out de los clientes. Registrarlos en una base de datos de viajeros y entregarles la llave de las habitaciones
    • Tramitar todos los servicios que contrate el cliente por cualquier método y dar información de todo tipo acerca del hotel
    • Controlar las personas que entran y salen del establecimiento
    • Anotar los incidentes que ocurren en el hotel para darles solución y para corroborar y resolver quejas de los clientes.
    • Conocer el estado de las habitaciones, si están libres, reservadas, las llegadas y salidas así como realizar tareas administrativas e informáticas.
    • Facturar las consumiciones y servicios que hayan realizado los huéspedes
    • Tramitar quejas y reclamaciones de clientes.
    • Informar a los clientes sobre turismo, servicios, cambio de moneda extranjera y dudas similares que puedan tener.

    Ahora ya sabes cómo es el software de gestión hotelera, la variedad que existen y todo lo que pueden hacer por tu hotel para atraer a más clientes y facilitar el trabajo y la gestión diaria de un establecimiento hotelero. Recuerda que si deseas formación en este sector, en Campus Training te ayudamos a lograrlo con un camino a tu medida. ¿Comenzamos?

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